Kymsote panostaa master dataan

Digitalisaation nopea eteneminen ja kasvava datamassa. Miten niitä hallitaan arjessa? Master data on useimpien organisaation prosessien pysyvästi tarvitsemaa perustietoa – ja sen hallinta on erityisesti suurten organisaatioiden haaste.

Kymsotessa on viimeisen vuoden aikana otettu vaiheittain käyttöön Elisan master datan hallintaratkaisu CodeServer. Kyseinen master datan hallintaratkaisu on erityisesti sote-sektorin tarpeisiin kehitetty, jolla organisaatiot voivat helposti hallita kaikkea prosessien ja useiden järjestelmien sisältämää ydintietoaan. Tyypillistä näille ydintiedoille on se, että niiden ylläpito ja hallinta on usein pirstoutunut järjestelmä- ja toimintokohtaisesti.

Pirstoutuminen ja hajautuminen aiheuttavat useita laadullisia ongelmia, lisäävät manuaalisen työn tarvetta sekä inhimillisten erehdysten mahdollisuutta. Nämä taas heijastuvat tehottomasti toimiviin prosesseihin ja antavat väärää informaatiota esimerkiksi päätöksenteon ja tiedolla johtamisen tueksi.

MDM-ratkaisulla tieto kerätään yhteen paikkaan. Master data on yksi keskeinen elementti organisaation tiedonhallinnassa, koska kaikki raportointi, päätöksenteko ja monet kehittämistoimet perustuvat organisaatiossa syntyvään dataan. Tuon datan oikeellisuus sekä ajantasaisuus on ensiarvoisen tärkeää luotettavan informaation ja tietämyksen luomiseksi. Master datan hallinnan myötä tieto muuttuu läpinäkyväksi ja kustannukset vähenevät merkittävästi.

Eroon päällekkäisestä tiedosta

Kymsotessa (silloinen Carea) huomattiin talvella 2018 tarve organisaatiotietojen keskitetylle ylläpidolle. Tulevaisuudessa häämötti uusi iso maakunnallinen kuntayhtymä vuoden 2019 alussa. Organisaatiotietojen hallinta oli manuaalista, pääosin Excelissä tehtävää työtä, ja tähän tarvittiin akuuttia apua. Ratkaisun haluttiin jäävän päivittäiseksi työvälineeksi myös sen jälkeen, kun uusi organisaatio aloittaa toimintansa.

Tavoitteena oli myös yhtenäistää nimipolitiikkaa, parantaa laatua sekä selkeyttää raportointia yhtenäisellä organisaatiohierarkialla. Jo aiemmin Careassa oli huomattu, että olemassa oli paljon prosesseja ja järjestelmiä, joissa monet ydintiedot eivät olleet keskenään synkronoituja, eivätkä ajan tasalla. Tämä aiheutti lisätöitä ja virheitä, jotka olivat usein vielä sen tyyppisiä, että ne vaikuttivat välillisesti moneen Carean ydinprosessiin.

Organisaatiotiedot toimivat pohjana paitsi potilaan hoitoprosessissa, myös laskutuksessa, henkilöstöhallinnossa ja näiden lisäksi tietoja pitää lakisääteisesti ilmoittaa Kantaan ja suomi.fi -tietoihin. Väärällä tiedolla ei ollut tässä yhtälössä jalansijaa.

”CodeServerin käyttöönotolla haluttiin saada kerran kirjattua tietoa hyödynnettyä mahdollisimman moneen eri järjestelmään ja tarpeeseen. Lisäksi haluttiin päästä eroon päällekkäisestä työstä ja tämän tilalle tehokkaampaa toimintaa automaattisen tiedonsiirron avulla”, kertoo Kymsoten projektipäällikkö Carita Vanhala.

Yhteistyö on ollut järkevää ja helppoa

Koko hanke on toteutettu tiiviissä yhteistyössä Elisan ja 2M-IT:n kesken. Työ on jakautunut niin, että 2M-IT vastasi projektijohdosta, teknisestä laiteympäristöstä ja tietoliikenteestä, kun taas Elisan vastuulla oli CodeServer-ratkaisuun liittyvät tekniset asiantuntijatyöt, sisällön ja integraation suunnittelu yhdessä Kymsoten ja järjestelmätoimittajien kanssa, Kymsoten henkilöstön kouluttaminen ja tukena toimiminen sekä hallintamalliin ja ylläpitoon liittyvät konsultointi- ja suunnittelutyöt.

Kymsotesta projektissa ovat olleet mukana organisaatiotietojen ylläpitäjät ja asiantuntijat, sekä muut tietojen tai integroitavien järjestelmien parissa työskentelevät henkilöt.

”Kymsoten projektipäällikkönä voin kehua yhteistyötä Elisan ja 2M-it:n kanssa, apua on saatu aina tarvittaessa ja asioita edistettyä Kymsoten näkökulmasta järkevästi. Lisäksi yhteistyön käynnistäminen muiden CodeServeriä käyttävien piirien kanssa mm. Lifecare-integraation saamiseksi, näyttäytyy molempien osapuolien vahvana sitoutumisena ja tahtona edistää tätä meille piireille tärkeää asiaa”, kehuu Carita Vanhala.