Satakunnan sairaanhoitopiirissä on hyödynnetty ohjelmistorobotiikkaa logistiikka- ja hankintakeskuksen tietojärjestelmissä. 2M-IT:n tuottamalla palvelulla automatisoitiin ostolaskujen tiedonkäsittely, mikä tuo sairaanhoitopiirille merkittäviä säästöjä ennen seuraavaa tietojärjestelmäuudistusta. Satasairaalassa on oltu tyytyväisiä ohjelmistorobotiikan palveluratkaisuun, jolla lisätään tiedonkäsittelyn nopeutta ja vapautetaan ihmisresursseja mielekkäämpiin tehtäviin.

Satakunnan sairaanhoitopiirin ostolaskujen käsittely painottuu logistiikka- ja hankintakeskukseen. Nykyiset keskuksen tietojärjestelmät ovat lähestymässä elinkaarensa loppua, joten edessä on ennen pitkää kattava tietojärjestelmäuudistus. Tämänhetkisiin järjestelmiin ei sisälly ominaisuuksia, joilla ostolaskujen käsittely voitaisiin automatisoida, jonka takia tarkastustyö tehtiin aiemmin manuaalisesti. Satasairaalassa nähtiin tarve tarkastusprosessin tehostukseen ennen suurta järjestelmäuudistusta, ja tarpeeseen vastaava ratkaisu löytyi ohjelmistorobotiikasta.

Ohjelmistorobotiikka eli RPA-teknologia (robotic process automation) tarkoittaa prosesseja, joissa suoritettavia tehtäviä automatisoidaan ohjelmoitavan robotin avulla. Ohjelmistorobotiikalla voidaan esimerkiksi siirtää tietoa eri tiedostojen tai tietojärjestelmien välillä automaattisesti, jolloin tarve manuaaliselle tiedonsiirrolle vähenee. Muita ohjelmistorobotiikan tuomia etuja ovat kustannustehokkuuden lisääntyminen ja ihmisresurssien vapautuminen esimerkiksi ongelmanratkaisua tai luovaa ajattelua vaativiin tehtäviin.

”Sanoisin, että kyseessä on yksi onnistuneimpia projekteja 2M-IT:n kanssa.”

Satasairaalaan hankittu ohjelmistorobotti asiatarkastaa ja tiliöi automaattisesti sairaanhoitopiirin ostolaskuja. Satasairaalan logistiikka- ja hankintajohtaja Juha-Pekka Heikkonen on ollut tyytyväinen ohjelmistorobotin toimintaan. ”Kun ohjelmistorobotti oli iterointikierrosten jälkeen saatu täyteen tuotantovarmuuteen, niin voi sanoa, että se toimi paremmin kuin oli odotettu. Robotin suhteen on ollut hyvin vähän ongelmia. Sanoisin, että kyseessä on yksi onnistuneimpia projekteja 2M-IT:n kanssa.”

2M-IT tarjoaa ohjelmistorobotiikkaa palveluna erityisesti terveydenhuollon tarpeisiin. 2M-IT:n palvelupäällikkö Mari Vaetojan mukaan ohjelmistorobotiikkaan ei voida tarjota pakettiratkaisua, vaan robotti on suunniteltava aina tarpeen mukaan. ”Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto vaatii tietynlaisen tarpeen, jossa mekaanista ja toistuvasti samalla tavalla tehtävää prosessia halutaan nopeuttaa. Tarpeen määrittelyn avulla robotin yksityiskohdat sitten konseptoidaan ja suunnitellaan, jonka jälkeen seuraa valmistus ja asennus. Palveluumme sisältyy myös robotin ylläpito ja huolto.”

Ohjelmistorobotin voi opettaa tekemään toistuvia mekaanisia työtehtäviä, tai vaihtoehtoisesti vain yhden suuren tiedonsiirron. Esimerkiksi uusia tietojärjestelmiä käyttöönotettaessa täytyy siihen usein päivittää suuri määrä tietoa vanhasta järjestelmästä. ”Jos kuvitellaan, että uuteen järjestelmään pitäisi syöttää esimerkiksi 200 000 riviä tietoa, niin se vaatisi hirveästi ihmisresursseja ja aikaa. Ohjelmistorobotilla työ saadaan tehtyä hyvin nopeasti, kunhan tiedonsiirron kriteerit määritellään tarkasti”, Vaetoja havainnollistaa.

Heikkonen uskoo, että tulevaisuudessa ohjelmistorobotin käyttömahdollisuuksia on syytä tarkastella muissakin tilanteissa. ”Tietojärjestelmien välisten rajapintojen rakentaminen voi olla työlästä ja kallista, ja joissakin tapauksissa ohjelmistorobotin käyttäminen rajapinnan sijasta saattaa olla kustannustehokkaampi valinta.”

Ohjelmistorobotti voi toimia monesti ihmisen puolesta, mutta myös ihmisen kanssa. Jotkin työtehtävät eivät ole automatisoitavissa, koska ne vaativat terveydenhuollon ammattilaisen tapauskohtaisen arvion ja päätöksenteon. Tällaisissa tehtävissä ohjelmistorobotille voidaan ulkoistaa ne yksittäiset manuaaliset osat tehtävästä, jolloin ihmisresursseja vapautuu juuri niihin tehtäviin, missä nimenomaan tarvitaan ihmistä.