Henkilöstösihteeri Jutta Kellosalo poistuu tyytyväisenä Tyksin Haartman-salista, jossa alkoi koulutustilaisuus. Hän auttoi uutta kouluttajaa avaamaan videoneuvotteluyhteydet, jotta koulutukseen voi osallistua myös etänä.

– Lähes kaikissa koulutuksissamme on videoneuvottelumahdollisuus. Se helpottaa tiedon jakamista ja säästää osallistujien aikaa ja matkustuskustannuksia, kertoo Kellosalo iloisesti.

Samaan aikaan T3-hankkeessa ollaan saatu päätökseen jälleen yksi onnistunut suunnittelupalaveri, jossa osallistujista osa istui Turussa ja loput pääkaupunkiseudulla.

– Meillä on useita säännöllisiä palavereja viikoittain. Käytännössä yksi päivä viikossa menee pelkästään suunnitteluun liittyvään neuvonpitoon, joka hoidetaan videoneuvottelulla, kertoo Tuomas Kaita, T3-hankkeen talotekniikkapäällikkö.

2M-IT:n tarjoama videoneuvottelupalvelu otettiin käyttöön Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä syksyllä 2013. Kyseessä on palveluna tarjottava videoneuvottelu-, koulutus- ja asiakaspalveluratkaisu, jonka kokonaisuuteen sisältyy kaikki tarpeellinen laadukkaista laitteista esim. kosketusnäytölliset laitteet, luennoitsijaa/yleisöä kuvaavat kamerat ja heittomikrofonit, tietoturvallisiin yhteyksiin.

Helppokäyttöinen ensimmäisestä kerrasta lähtien

Jutta Kellosalo on käyttänyt videoneuvottelua vuodesta 2013 lähtien, Tuomas Kaita vuodesta 2015. Molemmat ovat olleet tyytyväisiä 2M-IT:n tarjoamaan videoneuvotteluun ja erityisesti sen helppouteen. Käytön oppii nopeasti jo ensimmäisen käyttökerran jälkeen.

– Ennen kuin tulin mukaan T3-hankkeeseen, en ollut koskaan ollut tekemisissä videoneuvottelun kanssa. Nopeasti siitä tuli tärkeä arkityökalu, kuvailee Kaita ja jatkaa, että heillä on käytössä kaksi virtuaalihuonetta, joihin pitää osata soittaa ja molemmat ovat pikavalinnan takana. Käyttö on siis todella helppoa.

Kellosalo toteaa osaavansa käyttää videoneuvottelua, vaikka silmät kiinni.

– Ensimmäisellä kerralla kun on käytössä ohjeet tai joku neuvomassa mistä pitää painaa, niin seuraavalla kerralla käytön jo osaa, kertoo Kellosalo.

Konkreettisia hyötyjä

Videoneuvottelun käyttöönotto on tuonut konkreettisia hyötyjä ja säästöjä. Suurimpia hyötyjä on matkustamistarpeen väheneminen. Ihmiset ovat kiireisiä ja tuskin kukaan haluaa ajella esimerkiksi Turku-Helsinki väliä parin tunnin palaveria tai koulutusta varten, jos osallistuminen on mahdollista videoneuvottelulla.

– Ajan, joka kuluisi matkustamiseen, voi videoneuvottelun ansiosta käyttää hyödyllisemmin. Samalla säästyvät matkakustannukset. Mielestäni suurin hyöty on kuitenkin se, että kun palaverille on tarve, se järjestyy videoneuvottelulla nopeasti ja vaivattomasti, Kaita toteaa.

– On iso etu, että tietoa saadaan jaettua helposti mahdollisimman laajasti ilman tarvetta matkustaa. Videoneuvotteluun saatava tallennusmahdollisuuskin on ollut meille hyödyllinen. Voimme tallentaa esimerkiksi ainutlaatuisia luentoja, jolloin niitä voi katsella myös jälkikäteen, sanoo Kellosalo.

Miten videoneuvottelu eroaa ”tavallisista” palavereista ja koulutuksista?

Kaitan mukaan videoneuvottelupalaverit eivät juurikaan eroa perinteisistä palavereista, joissa kaikki osallistujat ovat samassa tilassa.

– Ei siihen enää kiinnitä huomiota, että palaveri pidetään videoneuvottelun välityksellä. Videoneuvottelumahdollisuus on helpottanut palaverien järjestämistä, kun osapuolten ei tarvitse aina olla samassa tilassa, Kaita toteaa.

Kellosalon mukaan videoneuvottelukoulutukset vaativat kouluttajalta vähän enemmän kuin perinteiset koulutukset, jossa kaikki osallistujat ovat samassa tilassa. Kouluttajan pitää osata käyttää laitteita, jotta esimerkiksi yhteyden katketessa se osataan palauttaa yhteyden.

– Käytön oppii kuitenkin nopeasti ja videoneuvottelu tekee koulutusten järjestämisestä helpompaa. Emme pärjäisi ilman sitä, toteaa Kellosalo.

 

Kuvassa Tuomas Kaita, VSSHP:n T3-hankkeen talotekniikkapäällikkö.