Onko kukaan koskaan kuullut myöhästyneistä, budjetin ylittäneistä IT-projekteista? Vai pitääkö kysyä, onko kukaan koskaan kuullut aikataulussa pysyneistä, budjetin mukaan toteutetuista IT-projekteista? Toki julkisuuteen nousevat helpommin epäonnistuneet projektit, mutta täydellä syyllä voidaan sanoa, että projektihallinnalla riittää haasteita…

”Tavoitteena on ja on ollut varmistaa projektien toteuttaminen sovitun aikataulun, budjetin ja toimitussisällön mukaisesti.”

Projektihallinta sinänsä ei ole mitään uutta ja ihmeellistä. Samat perusasiat pitää huomioida oli sitten kyseessä rakennustoiminta, suunnittelu tai jokin muu toiminnallisuus. Tai sitten IT. Ammattitaitoa vaaditaan siinä, että pystytään tekemään realistiset suunnitelmat ja varmistamaan niiden noudattaminen ja toteuttaminen. Lisäksi ammattitaitoa tarvitaan, jotta voidaan reagoida jokaisen projektin aikana väistämättä esille tuleviin muutostarpeisiin ja ongelmatilanteisiin.

Maaliskuun alussa toimintansa aloittanut 2M-IT Oy jatkaa edeltäjiensä (Medbit Oy ja Medi-IT Oy) viitoittamaa projektihallinnan toiminnan kehittämistyötä. Kehittämistyöhön on panostettu vahvasti jo vuosia edellä mainituissa yhtiöissä. Tavoitteena on ja on ollut varmistaa projektien toteuttaminen sovitun aikataulun, budjetin ja toimitussisällön mukaisesti.

”Itse projektien hallinta perustuu kuitenkin projektipäälliköiden ammattitaitoon.”

Miten edellä mainittu panostus sitten näkyy projektipäällikön työssä? Kehitetty projektitoimitusprosessi tarjoaa yhtenäisen toimintamallin ja yhtenäiset työkalut projektien läpivientiin. Mallin noudattaminen helpottaa varsinkin uusien projektipäälliköiden työtä ja yritystasolla tehtävää projektisalkun seurantaa. Itse projektien hallinta perustuu kuitenkin projektipäälliköiden ammattitaitoon.

Prosessien mukainen toiminta edellyttää erityyppistä raportointia kuten suunniteltujen resurssikuormitusten ja käytettyjen tuntien kirjaamista, joka on osa 2M-IT:n projektipäälliköiden ja projekteihin osallistuvien henkilöiden työtä. Raportointi toki tuntuu välillä liiankin rutiininomaiselta ja työläältä. Sen onnistuminen edellyttääkin henkilöstön perehdyttämistä siihen, miksi raportointia tehdään.

”Oikotietä onneen ei ole. Projektien saaminen hallintaan edellyttää työtä koko organisaatiolta.”

Esimerkkinä projektihallintamallien soveltamisesta vaativassa toimintaympäristössä on ollut Medbit Oy:n vuosina 2015 – 2017 yhdessä San Sai Solutions Oy:n kanssa tekemä ensihoidon ja päivystyksen toimintaa tukevan tietojärjestelmäkokonaisuuden kehittäminen. Kehitystyön perustana toimi tarjouskilpailussa käytetty vaatimusmäärittely, mutta pääperiaate kehitystyössä oli joustavuus ja asiakkaan tavoitteiden ja toiveiden huomioiminen. Projektissa sovellettiin menestyksellisesti Medbit Oy:n projektitoimitusmallia haastavaan agile-projektiin.

Miten projektit siis saadaan hallintaan? Oikotietä onneen ei ole. Projektien saaminen hallintaan edellyttää työtä koko organisaatiolta. Selvää kuitenkin on, että vaihtoehtoja ei ole.

Jukka Somela
Projektipäällikkö
2M-IT Oy

Kirjoittaja toimii projektipäällikkönä 2M-IT Oy:ssa ja on aiemmin toiminut mm. Medbit Oy:ssa projektipäällikkönä ja Nokia Oyj:ssä it-alan erilaisissa tehtävissä.