Ohjelmistorobotiikan työpajapäivä Lahdessa

2M-IT järjesti yhdessä hyvinvointialueiden kanssa ohjelmistorobotiikan työpajapäivän Lahdessa 13.3.2024. Päivän aikana keskusteltiin hyvinvointialueiden kokemuksia ja ideoita ohjelmistorobotiikasta, kehittämisen mallista ja tulevaisuuden suunnitelmista.

Iiro Pola ja Mikko Jaakola Varsinais-Suomen hyvinvointialueelta esittelivät ohjelmistorobotiikan ratkaisuja sekä kehitystiimin työmallia. Kehitystiimiin kuuluvat paitsi 2M-IT:n ohjelmistorobotiikan kehittäjät, myös eri sovellusten ja prosessien asiantuntijoita molemmista organisaatioista. Ohjelmistorobotiikan ratkaisuja rakennetaan organisaatiorajat ylittävissä kehitystiimeissä, ja kehitettäviä töitä priorisoidaan mm. vaikuttavuuden perusteella.

Pola ja Jaakola kertoivat muun muassa, kuinka tärkeää automaatiotöissä on sitouttaa ammattilaiset mukaan kehittämiseen ja arvioida ideoita aina realistisesti, varsinkin kun auttamisen halu on aina suuri. ”Pelkkä hyvä tahto automaatioiden rakentamisessa ei valitettavasti kanna pitkälle, vaan on aina tehtävä realistinen kannattavuuslaskelma, johon toki voi liittyä välillisiä hyötyjä, kuten työntekijätyytyväisyyden lisääminen ja potilaskokemuksen paraneminen”, kommentoi 2M-IT:n ohjelmistorobotiikan asiantuntija, Jonas Kronqvist. ”Sanoisin, että keskimääräinen automaatioratkaisu maksaa itsensä takaisin vuoden tienoilla, jotkut jopa parissa kuukaudessa”

Iiro Pola ja Mikko Jaakkola tulivat työpajapäivään Varsinais-Suomen hyvinvointialueelta ja Jonas Kronqvist 2M-IT:ltä. (kuva: Johanna Uotinen)

2M-IT tuottaa hyvinvointialueille ohjelmistorobotiikan kokonaispalvelua, johon sisältyy kaikki automaatioidean tunnistamisesta, kehitystyöstä ja automaatiotuotteista jatkuvaan palveluun saakka. 2M-IT on tuottanut asiakkailleen ohjelmistorobotiikan kokonaisratkaisuja vuodesta 2017 ja vuosien varrella automaatioita on rakennettu mm. rokottamisen tueksi, kutsukirjeiden lähettämiseen ja talousosaston tarpeisiin. Viimeaikoina robotiikan tarpeita on tunnistettu erityisesti arkistoinnin ja järjestelmävaihtojen töissä.

Ohjelmistorobotiikasta

Ohjelmistorobotiikalla vapautetaan ammattilaisen aikaa sellaisiin tehtäviin, jotka vaativat ihmismäistä otetta: Toistuvat ja rutiininomaiset tehtävät tietokoneella pyritään automatisoimaan siten, että ihminen voi keskittyä esimerkiksi hoitotyöhön ”leikkaa-ja-liimaa” -tyylisen näpyttelyn ja hiirellä klikkailun sijaan.

Ohjelmistorobotiikalla voidaan automatisoida ihmisen tietokoneella tekemiä toimia. Esimerkiksi sovellusten käyttö, web-selaus, sähköpostin lukeminen ja lähetys sekä taulukkolaskennan toimet ovat kaikki automatisoitavissa ohjelmistorobotiikan avulla, kunhan työlle on olemassa selkeät säännöt.

Käytännössä ohjelmistorobotti on poikkeuksellisen edistynyt sovellus, joka asennetaan samankaltaiseen tietokoneympäristöön kuin mitä ammattilainen työssään käyttää, ja robotilla on tällöin käytettävissään ammattilaisen työhön soveltuvat välineet. Robotti on tosin vasta virtuaalinen työntekijä ilman ohjeita, ja kun sille opetetaan esimerkiksi automaattinen laskujen käsittely, kutsutaan tätä työkokonaisuutta automaatioksi. Yksi robotti voi osata lukemattomat määrät automaatioita, mutta automaatioiden opettamiseen tarvitaan monen ihmisen yhteistyötä.

2M-IT on tuottanut asiakkailleen ohjelmistorobotiikan kokonaisratkaisuja vuodesta 2017 ja vuosien varrella automaatioita on rakennettu mm. rokottamisen tueksi, kutsukirjeiden lähettämiseen ja talousosaston tarpeisiin.

Automaatiokohteen tunnistaminen

Automatisoitavan työnkulun tunnistamiseen tarvitaan analyyttisia ammattilaisia, jotka tunnistavat omasta tai kollegoiden töistä rutiininomaisia työnkulkuja, jotka ovat potentiaalisia automaation kohteita.

2M-IT yhdessä hyvinvointialuekumppaneiden kanssa järjestää hyvinvointialueiden ammattilaisille koulutustilaisuuksia, joissa kerrotaan automaation ja ohjelmistorobottikan mahdollisuuksista ja opastetaan, kuinka tunnistaa automatisoitavissa olevat työnkulut.

Automaatiokohteen analyysi

Kun automaatiokohde on tunnistettu, arvioidaan yhdessä mm. onko työ automatisoitavissa, keihin työ vaikuttaa ja millaiset hyödyt automaatiosta on odotettavissa. Lisäksi tarkastellaan järjestelmiä, sovelluksia ja ympäristöjä, joita työnkulussa käytetään. Analyysivaiheessa tarkastellaan myös ympäröivää prosessia, sekä sitä, voitaisiinko helpotusta työhön saada esimerkiksi työskentelytapaa muuttamalla.

Kaiken tämän lisäksi tarkastellaan, onko automaatiota tai sen kaltaista tehty aiemmin jo jollekin toiselle hyvinvointialueelle: Kun automaatio kerran tehdään, voidaan sitä tai sen osia hyödyntää tulevissa automaatioissa, jolloin kehityskustannukset pienenevät merkittävästi ja ratkaisu saadaan nopeasti ammattilaisten avuksi.

Automaation määrittely

Kun automaatioidea todetaan kehityskelpoiseksi, määritetään tarkasti, kuinka robotin tulee työtä suorittaa, sovitaan hyväksyntätestaustapaukset sekä automaation rajoitteet.

”Määrittelydokumentaation yhdessä muodostaminen on edellytys sille, että saamme ratkaisun aikataulussa valmiiksi, ja tietysti sellaisena kuin se halutaan. Yleensä automaation kehityksen aikana tulee lukuisia hyviä kehitysideoita, mutta ne kannattaa toteuttaa vasta, kun automaation ensimmäinen versio on rakennettu ja toimii moitteettomasti”

Toteutusarvio

Automaation määrittelyn ja kuvauksen perusteella tehdään arvio työmäärästä, joka automaation kehittämiseen vaaditaan. Lisäksi arvioidaan tarkasti, kuinka paljon automaation ajaminen tulee kuukausitasolla maksamaan. Kustannuksia verrataan tavoiteltaviin hyötyihin ja kun hyödyt nähdään suuremmiksi kuin kulut, voidaan automaation rakentaminen aloittaa. Lähtökohtaisesti ei rakenneta automaatioita, jotka eivät ole kannattavia.

2M-IT tekee yhdessä hvyinvointialueen kanssa jokaisesta automaatiosta kannattavuuslaskelman, josta selviää mm. kuinka pian automaatio ”maksaa itsensä takaisin”, paljonko henkilötyötä automaatio säästäisi ja mistä kustannukset koostuvat. Automaatioille pyritään myös määrittämään suorituskyvyn avainmittarit, joiden avulla voidaan seurata automaation vaikutusta esimerkiksi ylimääräisiin asiakkaiden yhteydenottoihin tai viivästyneisiin tilastointeihin.

Automaatio kehittäminen

Automaatio kehitetään yleensä lyhyessä ajassa, keskimääräinen aika on 1-3 kuukautta. Kehitysvaiheessa avainasemassa on perusteellisen analyysin ja määrittelyn lisäksi automatisoitavan työn ammattilaisten sekä kehittäjien hyvä viestinkulku ja tiivis yhteistyö.

2M-IT yhdessä asiakkaidensa kanssa suunnittelee ja kehittää jatkuvasti paitsi uusia automaatioita, myös tapoja, joilla automaatioita tunnistetaan, kehitetään ja hallinnoidaan. ”Tämä on tällaista jatkuvaa yhdessä kasvamista ja uuden opettelua, yhteistyö pääsee aivan uusiin ulottuvuuksiin, kun ollaan puolin ja toisin valmiita kehittymään ja haastamaan vanhoja toimintatapoja”, kertoo Jonas Kronqvist.

Pilotointi

Kun automaatio on kehitetty, testattu ja esitelty, tulee aika varmistaa sen toiminta ammattilaisten arjessa. Pilotointijakson aikana automaation toimintaa seurataan tarkasti ja ammattilaiset raportoivat jokaisesta käsittelytapauksesta kehitystiimille.

Tuotanto

Kun automaatio läpäisee pilottijakson, eli osoittaa toimivansa moitteetta, siirtyy se osaksi jatkuvaa palvelua, jolloin 2M-IT valvoo, että robotit, jotka automaatioita suorittavat, toimivat moitteetta. Robotit koostavat toiminnastaan raportteja esimerkiksi tiedolla johtamisen tarpeisiin, ja jos jokin menee pieleen, kuten esimerkiksi että järjestelmä hidastelee, muodostuu tapahtumasta tiketti toiminnanohjausjärjestelmään tai joistain tapauksista voidaan ohjata työ suoraan ammattilaisen tehtäväksi.

”Toimivan arjen varmistamiseksi pitää olla selkeä toimintamalli poikkeamien varalle. Jos vaikka potilastietojärjestelmän jokin toiminto sakkaa, mutta tehtävä työ on kiireellinen, voidaan robotti ohjeistaa lähettämään ammattilaiselle Teams- tai vaikka tekstiviesti, jossa kerrotaan, että ihmisen tulisi nyt ottaa hetkeksi ohjat. Usein tosin riittää jo klassikoksi muodostunut sovelluksen uudelleenkäynnistys”, lisää Jonas Kronqvist.

Teksti: Jonas Kronqvist, järjestelmäasiantuntija, 2M-IT Oy

Jos haluat kuulla lisää ohjelmistorobotiikasta, niin 2M-IT:n ohjemistorobotiikan palvelupäällikkö Hanna Nikku, sekä tiimipäällikkö Sami Järvinen kertovat aiheesta mielellään.

Hanna Nikku, 2M-IT Oy, palvelupäällikkö, hanna.nikku(a)2m-it.fi, puh. +358447663234

Sami Järvinen, 2M-IT Oy, tiimipäällikkö, Asiakkuudenhallinta ja toiminnanohjaus, sami.jarvinen(a)2m-it.fi, puh +358447053043