2M-IT:n dynaaminen projektitoimisto tukee muuttuvassa toimintaympäristössä

2M-IT:n projektitoimisto auttaa projektipäälliköitä projektin valmistelussa, suunnittelussa, valvonnassa, dokumentoinnissa ja seurannassa. Projektitoimisto myös ylläpitää yleiskuvaa kaikista projekteista ja määrittelee sekä ylläpitää projektinhallinnan standardeja organisaatiossa.

2M-IT:llä on ollut oma projektitoimisto yrityksen perustamisesta eli vuodesta 2018 alkaen. Tuoreessa yrityksessä projekteja ryhdyttiin tekemään heti määrämuotoisesti, projektimallin mukaan. Hyvinvointialueiden ICT-muutoksenhallinnan kehittäminen vuonna 2021 toimi kimmokkeena projektitoimiston kasvulle. Tia Melava toimii seitsenhenkiseksi kasvaneen projektitoimiston tiimipäällikkönä. Tänään PMO-tiimi on Tian ylpeys ja siinä piilee myös tiimin vahvuus.

– 2M-IT:n projektitoimisto on rakennettu moniosaajamallilla, jolloin pystymme ylläpitämään, kehittämään ja tarjoamaan palvelua hyvin monella eri osa-alueella. Tarjoamme palvelua esimerkiksi projektinhallinnan työkaluihin, raportointiin, osaamisen kehittämiseen, projektiprosessiin, viestintään ja fasilitointiin liittyen, Melava sanoo.

2M-IT:n PMO-tiimi tarjoaa palvelua kolmella eri tasolla:

1. Salkkujohtamisen tasolla tehdään ohjelmat ja projektit näkyväksi yhtenäisellä tavalla ja tuotetaan monipuolista raportointia päätöksenteon tueksi niin johdolle kuin asiakkaille. Tukea annetaan mm. projektiaihioiden projektointiin ja priorisointiin. Lisäksi kehitetään ja ylläpidetään ohjelma- ja projektisalkkua.
2. Ohjelma- ja projektijohtamisen tasolla pidetään yllä ja kehitetään ohjelma- ja projektimallia ja tarjotaan mallipohjat dokumentaatioon. Lisäksi tuetaan raportointia, organisoidaan projektinhallinnan osaamisen kehittämistä ja seurataan laatuvaatimusten toteutumista.
3. Projektityön toteutuksen tasolla ylläpidetään ja kehitetään projektinhallinnan työkaluja. Projektipäällikkö saa tukea arjessa mm. perehdytykseen, tuntikirjauksiin, resurssienhallintaan, riskienhallintaan, projektin tilannetietojen päivitykseen, projektin vaiheiden mukaisiin toimintoihin, kuten projektin aloitukseen, toteutukseen ja päättämiseen liittyvin tehtäviin. ”Olen superkiitollinen avusta, ajasta ja tuesta. Se on korvaamatonta. Jos ahdistaa, niin ahdistus hälvenee, kun teidän kanssanne on asioinut. Olette kultaa.” kommentoi eräs projektipäällikkö PMO-toimintaamme.

Projektitoimisto tuo muutokseen läpinäkyvyyttä ja tukea

PMO:n näkökulmasta muutos nähdään ennen kaikkea toiminnassa tapahtuvana muutoksena, kun prosessit ja tekemisen tavat muuttuvat. Hyvinvointialueiden ICT -muutoksenhallintaan kehitetyn ohjelma- ja osaohjelmamallin avulla 2M-IT:n projektitoimisto tukee hyvinvointialueen toimijoita muutokseen sopeutumisessa. Projektitoimisto tuo muutokseen avoimuutta ja tehokkuutta tekemällä toiminnan läpinäkyväksi. Näin toimijat pystyvät seuraamaan projektien muutoksia ja edistymistä ja sitä kautta voivat johtaa paremmin.

Myös projektimaailma kehittyy ja muuttuu jatkuvasti. Projektitoimitusten trendejä, kuten ketteryyttä seurataan ja huomioidaan 2M-IT:llä tiiviisti. Projektipäälliköille tarjotaan erilaisia mahdollisuuksia sopeutua muutoksiin: monipuolinen koulutustarjonta sekä mahdollisuus osallistua ammatillisiin tapahtumiin vuosittain auttaa sopeutumaan muuttuvassa toimintaympäristössä.

Projektitoimisto toimii yhteistyön rakentajana talon sisällä

2M-IT:n strategian mukaisesti projektipalvelu on yksi yhtiön laadukkaista palveluista. 2M-IT panostaa projektiosaamisen laatuun ja on mahdollistanut projektitoiminnan rakentamisen ja jatkuvan kehittämisen.

– Projektitoimisto on ja tulee olemaan projektikulttuurimme ajuri. Kypsyystasoa on nostettu jatkuvasti ja eräs huima saavutus viime vuodelta on projektijohtamismallin kehittäminen omaksi auditoitavaksi prosessikseen. Olen iloinen ja ylpeä tiimistämme, Melava sanoo.

2M-IT:n projektitoimisto on myös paljon muuta, kuin työkaluja, tilannekuvia, priorisointia ja prosessikehitystä. Se toimii myös viestin välittäjänä ja yhteen tuojana projektipäälliköiden laajassa joukossa. PMO tuo organisaation projektipäälliköt viikoittain kuulolle yhteisiin verkkotapaamisiin tiedotuksen, perehtymisen ja koulutusten tiimoilta. Myös hyvinvoinnin merkitys on muuttuvassa toimintaympäristössä tärkeää ja PMO:n on oltava hereillä. Tänä vuonna järjestetään ensimmäiset 2M-IT Projektipäällikköpäivät, jossa päästään oppimaan hyviä käytäntöjä kollegoilta ja kasvattamaan projektipäälliköiden keskinäistä yhteisöllisyyttä muutoksen keskellä.

Tia Melava toimii 2M-IT:llä PMO-tiimipäällikkönä. Hänellä on pitkä kokemus IT-alan projektijohtamisesta, prosessien kehittämisestä, tuotekehityksestä sekä johtamisesta.

2M-IT PMO:n rakentaminen nykytilaan on vaatinut pitkäjänteistä työtä ja kärsivällistä otetta. Asiat eivät muutu hetkessä ja itse pyrin aina miettimään muutoksia hyötyjen kannalta, koska se sitouttaa ja motivoi myös muut mukaan muutokseen.  Meidän PMO pyrkii ensisijaisesti toimimaan eri sidosryhmien tukena ja projektitoiminnan laadun kehittäjänä, niin projekti- kuin salkunjohtamismallin viitekehyksessä. ”Olemme täällä teitä varten” on tiimimme yhdessä luoma slogan, jota pyrimme toteuttamaan jatkuvasti arjessa ja kaikissa kohtaamisissa.

Kirjoittaja Heli Tertsunen toimii PMO-asiantuntijana 2M-IT:llä. Hän nauttii työssään projektien ytimessä olevien ihmisten kohtaamisesta, koulutuksen kehittämisestä, viestinnästä ja fasilitoinnista.

Kuvassa ylhäällä:  2M-IT:n PMO-tiimiläiset työskentelevät ympäri Suomen toimipisteitä. Saman pöydän ääressä hymy on herkässä. (Kuvaaja: Linda Baarman  / Linda Marie Foto).