Uudessa ajanvarausjärjestelmässä pystyy itse varaamaan, siirtämään tai perumaan radiologian ja ortopedian ajanvarauksia sekä tarkastelemaan lasten ja nuorten klinikan ajanvarauksia. Keskeisinä ominaisuuksina järjestelmässä ovat lähetteiden kytkeminen kansalaisen ajanvarausoikeuteen ja tiedonvaihto usean tietojärjestelmän kesken. 2M-IT:n koordinoima ratkaisu on laadultaan ensimmäinen Suomessa, ja järjestelmä lisää ajanvarauksen valinnanvapautta sekä helpottaa terveydenhuollon ammattilaisten työkuormaa.

Sähköisiä ajanvarausjärjestelmiä on aiemminkin integroitu potilastietojärjestelmiin eri puolilla Suomea.  Turun yliopistollisen keskussairaalan (TYKS) kuvantamisen lasten- ja nuorten sekä tuki- ja liikuntaelinsairauksien toimialueilla käyttöön otettu järjestelmä mahdollistaa muista poiketen erikoissairaanhoidon lähetteen yhdistämisen ajanvarausoikeuteen. Järjestelmässä tutkimuslähetteet ja hoitovastuuta siirtävät lähetteet kytkeytyvät automaattisesti ajanvaraustapahtumiin sekä ajanvarausoikeuksiin. Jatkossa kansalainen voi siis itse varata, perua, siirtää ja tarkastella omia erikoissairaanhoidon ajanvarauksiaan sähköisesti.

Sähköinen ajanvarausjärjestelmä tuo valinnanvapautta ja vapauttaa resursseja

”Jos lääkäri esimerkiksi kirjoittaa keuhkojen kuvantamispyynnön, niin se kytkeytyy tutkimuskoodilla potilaan ajanvarausoikeuteen. Potilas näkee siis ajanvarausjärjestelmästä oman henkilökohtaisen oikeutensa ja voi varata haluamansa ajan. Tämä ajanvaraus näkyy sitten terveydenhuollon ammattilaiselle potilastietojärjestelmän ajanvarausjärjestelmässä ja radiologian omassa ajanvarausjärjestelmässä”, kuvaa kehityshankkeessa projektikoordinaattorina toiminut Leena Vilkman 2M-IT:ltä.

Sähköinen ajanvaraus vähentää tarvetta olla puhelimitse yhteydessä terveydenhuoltoon ajanvarauksia koskevissa asioissa ja lisää valinnanvapautta. ”Kansalainen voi omalla päätelaitteella valita juuri hänelle sopivan ajan ja paikan esimerkiksi Turusta tai Raisiosta, jos on vaikka töissä eri paikkakunnalla kuin asuu”, radiologian koordinoiva sovellusasiantuntija Turkka Härmä havainnollistaa.

Radiologian sovellusasiantuntija Turkka Härmä on ollut hankkeessa mukana alusta asti.

Ajanvaraus tehdään verkkopalvelussa Palveluohjain-ajanvaraussovelluksessa, jonne on linkki Tyksin www-sivuilla. Kansalainen saa kirjautumisohjeet kirjeessä, jossa kerrotaan ajanvarausoikeudesta. 2M-IT on ollut mukana tuottamassa tätä taustajärjestelmäriippumatonta ajanvaraussovellusta, jonka tavoitteena on helpottaa terveydenhuollon asiointia. Palveluohjain on ollut suurien sairaanhoitopiirien käytössä jo vuosia ja se on integroitavissa mihin tahansa potilastietojärjestelmään.

Ajanvarausta tehtäessä Palveluohjain hakee tarvittavat tiedot terveydenhuollon tietojärjestelmistä, ja ajanvaraus rekisteröityy ajanvarausjärjestelmä Oberoniin sekä radiologian tapauksessa myös toiminnanohjausjärjestelmä Raduun. Samalla ajanvaraukseen yhdistetään oikea lähete. Aiemmin tämä prosessi on vaatinut puhelinsoittoa ja käsin tehtävää tiedonsiirtoa, joten järjestelmä vähentää huomattavasti terveydenhuollon ammattilaisten manuaalista tarkistus- ja ajanvaraustyötä.

Yhteistyö ja teknologinen edistys mahdollistivat kehityksen

Tutkimuspyynnöllisen ajanvarausjärjestelmän toteuttaminen on vaatinut mittavaa tuotekehitystä. Vaiheittain toteutetussa projektissa ominaisuuksia lisättiin toimintojen haastavuuden ja pilottiklinikoiden tarpeiden mukaan. Pilottiklinikoilta kerättiin tietoa siitä, millaisia erilaisia toimintoja ja ajanvaraustapahtumien parametreja järjestelmään tarvitaan sujuvan toiminnan takaamiseksi.

Ensimmäisessä vaiheessa kolmen pilottiklinikan asiakkaille avattiin mahdollisuus tarkastella heille varattuja aikoja sähköisessä järjestelmässä. Toisessa vaiheessa järjestelmään lisättiin mahdollisuus perua ja siirtää varattuja aikoja. Kolmas kehitysvaihe sisälsi hankkeen monimutkaisimman toiminnallisuuden toteutuksen eli lähetteen tai tutkimuspyynnön kytkemisen osaksi ajanvarausprosessia.

Projektin keskeisimpänä haasteena on ollut saada eri potilastietojärjestelmät ja ajanvarausjärjestelmät keskustelemaan keskenään. Useisiin järjestelmiin on täytynyt tehdä mittavia muutoksia ja päivityksiä tiedonsiirron mahdollistamiseksi. Tämä puolestaan on vaatinut panostusta monelta eri osapuolelta, jotta uudistus oli mahdollista viedä läpi. ”Potilastietojärjestelmän ajanvarausrajapinnan toiminnot olivat nyt riittävän kehittyneitä, jotta tämä palvelu saatiin tuotekehityksen kautta tehtyä”, tiivistää Leena Vilkman.

2M-IT:n lisäksi hankkeeseen tarvittiin monia erikoissairaanhoidon osapuolia. Kehitystyö saatiin käyntiin yhteistyössä kuvantamisen toimialueen, lasten ja nuorten klinikan sekä tuki- ja liikuntaelinsairauksien toimialueen kanssa. ”Toteuttaminen on nojannut vahvasti työpajoihin, joissa on määritetty terveydenhuollon osapuolten tarpeet ja sovitettu ne toimittajan resursseihin” kuvaa Turkka Härmä.

Sähköinen ajanvaraus yleistyy tulevaisuudessa

Erikoissairaanhoidon sähköistä ajanvarausta tullaan lähitulevaisuudessa laajentamaan Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä. Lähetteellinen ajanvaraus on jo käytössä tuki- ja liikuntaelinsairauksien toimialueella, ja tutkimuspyynnöllinen ajanvaraus on hiljattain otettu käyttöön kuvantamisen toimialueella. Kuluvana vuonna myös naistentautien, psykiatrian ja neurologian klinikoilla otetaan käyttöön lähetteellinen ajanvaraus. Asioinnin ja terveydenhuollon ammattilaisten työkuorman helpottamisen lisäksi sähköinen järjestelmä parantaa tiedonjakoa eri toimielimien välillä. ”Sähköinen palvelu tai sivusto tulee olemaan olennaisen tärkeää tiedonjaossa nyt ja jatkossa”, tiivistää Härmä.

Projektikoordinaattori Leena Vilkman arvioi, että tulevaisuudessa erikoissairaanhoidon lähetteelliset ajanvarausjärjestelmät yleistyvät kansallisesti. ”Terveydenhuollossa pyritään jatkuvasti lisäämään kustannustehokkuutta, ja sähköinen asiointi kyllä vastaa tähän tarpeeseen.”