Artikkelit

Tiivis yhteistyö yli organisaatiorajojen on onnistumisen edellytys

Migraatioprojekteissa asiantuntijoiden osaaminen, asenne ja yhteistyökyky ratkaisevat. Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirissä tästä on nähty kuluneen syksyn aikana positiivinen esimerkki.

Projekti konesalipalveluiden siirrosta kokonaisuudessaan 2M-IT:n hallintaan käynnistyi heinäkuussa 2019. Asiantuntijoiden saatavuuden sekä hallinnollisen päätöksentekokoneiston kannalta startti keskikesällä ei luonnollisesti ollut optimaalinen. Etenkin, kun suunnittelutyötä vaivasivat osittain puutteelliset pohjatiedot. Aikataulullisesti tilanne vaikutti lievästi sanottuna haastavalta.

”Kun miettii, mistä lähdettiin liikkeelle ja mikä meidän kuva tilanteesta ensimmäisellä hetkellä muutospäätöksen jälkeen oli, niin kyllähän se oli semmoinen epävarmuuden tila”, KHSHP:n tietohallintojohtaja Ari-Pekka Paananen kertaa projektin ensiaskelia.

Tiivis yhteistyö luovuttavan palveluntarjoajan Istekin, KHSHP:n ja 2M-IT:n välillä sekä asiantuntijoiden vahva osaaminen kuitenkin mahdollistivat sen, että ympäristön käyttöönotto päästiin aloittamaan lähes tavoiteaikataulun mukaisesti elokuun alussa. 2M-IT:n pitkäaikaisen yhteistyökumppanin Proactin vahva tuki oli tässä merkittävässä osassa, kuten myös ympäristön käyttöönotossa.

Kuten ennakkoon saattoi odottaa, migraatiosuunnittelu ja palvelimien siirron tekninen toteutus osoittautuivat projektin haasteellisimmaksi osuudeksi. Epävarmuutta aiheutti erityisesti luovuttavan ja vastaanottavan ympäristön ohjelmistoversioiden yhteensopivuusongelmat.

”Ensimmäisessä isommassa aikatauluhaasteessa puhuttiin kuukauden viivästymisestä. Siitä selviydyttiin ja viive puristettiin kuukaudesta viikkoon. Se vaati venymistä toimittajalta ja myös meiltä. Tuli hyvä käsitys siitä, että toimittaja on sitoutunut tähän hankkeeseen”, Paananen kiittelee.

Neljälle viikolle vaiheittain jaksotetut palvelimien ja palveluiden siirrot saatiin kuitenkin toteutettua aikataulun mukaisesti ilman merkittäviä häiriötä. Se vaati pitkiä päiviä ja alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen viikonloppuja töiden merkeissä. Lopussa kiitos kuitenkin seisoi.

”Se alkutilanne on nyt muuttunut luottavaisuuden ympäristöksi tässä projektissa. Ja se on hyvä juttu”, Paananen sanoo tyytyväisenä.

Kohti haasteita ja niiden yli

Pitkissä ja hankalissa projekteissa eteen tulee aina erilaisia haasteita ylitse kiivettäviksi. Ylitykseen vaaditaan sekä taitoa että tahtoa. Tämä projekti ei tehnyt poikkeusta.

Asiantuntijoiden rautaisen ammattitaidon sekä koko organisaatiopaletin yhteen hiileen puhaltamisen avulla ylityksiä nähtiin kerta toisensa jälkeen – ja kutakuinkin tiukkojen aikataulujen puitteissa.

”Me olemme asiantuntijayritys ja aina, kun meillä tapahtuu onnistuminen, niin se on ilman muuta asiantuntijoiden ansiota. Odotusarvo on, että kun seuraava teknologiamurros on tulossa, niin ollaan taas etunenässä löytämässä ne parhaat ratkaisut. Se on ollut tässäkin avainkomponentti. Asiantuntijamme ovat ymmärtäneet, mitä on tapahtumassa, kertonut siitä johdolle, saanut tilaa toteuttaa sitä ja onnistunut siinä”, 2M-IT:n toimitusjohtaja Jari Nevalainen kehaisee.

Tahtoa kuvaa puolestaan projektiin sitoutuminen. Sitä vaadittiin etenkin migraatiovaiheessa, jossa syntyi muutamia ongelmatilanteita, jotka edellyttivät sen, että työtä tehtiin melkeinpä vuorokauden ympäri. 2M-IT:ltä oli jatkuvasti kaksi päätekijää hälytysvalmiudessa kuukauden tuotantosiirtovaiheessa.

”Siinä kävi vielä niin, että heille oli sille kuukaudelle aikataulutettu seminaarimatka ulkomaille, joka jouduttiin perumaan ihan loppumetreillä. Siitä luopuminen oli heidän ehdotuksensa, jotta projekti saadaan varmasti vietyä maaliin”, projektipäällikkönä toiminut 2M-IT:n Rami Kokkala kertoo havainnollistavan esimerkin sitoutumistasosta.

2M-IT:n toimitusjohtaja Jari Nevalainen ja projektipäällikkönä toiminut Rami Kokkala olivat tyytyväisiä yhteistyöhön eri organisaatioiden välillä.

Kyräilemällä kukaan ei voita

Venymiskykyä vaadittiin ihan jokaiselta osapuolelta käyntikortissa komeilevaan logoon katsomatta. Rami Kokkala kiittelee kaikkia mukana olleita osapuolia, ja nostaa esiin luovuttavan ja vastaanottavan palveluntarjoajan välisen yhteistyön, jossa asiantuntijat yhdessä ratkoivat lennossa tulleita ongelmatilanteita.

”Yhteistyö oli sujuvaa ja siinä ei ollut mitään vastakkainasettelun ilmapiiriä, mikä helposti tulee kahden eri samaa palvelua tarjoavien palveluntuottajien välille, vaan molemmin puolin oli hyvin korkea sitoutuminen. Aidosti pyrittiin ratkaisemaan ongelmia, eikä tullut nokittelua tai syyttelyä.”

Myös Ari-Pekka Paananen kehuu avoimilla korteilla pelaamista jokaisen osapuolen osalta ja nostaa sen tärkeimmäksi onnistumisen avaimeksi.

”Mielestäni avoimuuden kulttuuri on onnistunut tässä projektissa paremmin kuin mitä muissa projekteissa keskimäärin. Myös haastetilanteisiin reagointi on ollut ajantasaista ja saatu pidettyä aikataulusta kiinni. Kommunikaatio on ollut todella hyvällä mallilla.”

Projektin päätöspalaveri on jo pidetty joulukuun alussa. Jo ennakkoon tiedossa olleet jälkityöt jatkuvat vielä Kanta-Hämeessä, mutta teknologiaympäristö on nyt valmis.

”Tunnelmat ovat helpottuneet, mutta toisaalta täytyy muistaa, että matkaa on vielä jäljellä. Hetken on kuitenkin oikeus olla onnellinen ja tuntea sitä onnistumisen riemua”, Paananen myhäilee.

Lue aiheesta aiemmin julkaistu artikkeli Reippaudella, ripeydella ja rehellisyydella parhaaseen lopputulokseen

Reippaudella, ripeydellä ja rehellisyydellä parhaaseen lopputulokseen

Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirissä eletään muutosvaihetta tietohallintojohtaja Ari-Pekka Paanasen johdolla.

Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiriyhtymä ja 2M-IT allekirjoittivat viime heinäkuussa palvelusopimuksen kapasiteettipalvelusta, jonka myötä konesalipalvelut siirtyivät kokonaisuudessaan 2M-IT:n hallintaan.

Kanta-Hämeessä todettiin ajan olevan kypsä siirtymiselle eteenpäin seuraavaan teknologiasukupolveen. Päätöksenteosta vastuussa oleva Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin tietohallintojohtaja Ari-Pekka Paananen käänsi katseensa tässä vaiheessa 2M-IT:n suuntaan.

– Koimme, että 2M-IT:llä oli parhaat valmiudet uuteen teknologiaan ja nopeimmin saatavissa ne käyttöön. Sitä puolsi myös osaaminen ja tuki meidän jo olemassa olevista järjestelmistä, Paananen kertoo.

Kustannustehokkuus on tällä hetkellä terveydenhuollon alalla taikasana, joka toistuu tavoitemantroissa kerta toisensa jälkeen. Myös tällä muutoksella pyritään kustannustehokkuuteen, mutta ensisijainen tavoite on mahdollistaa parempia palveluita ja tukea käytännön työtä entistäkin paremmin.

– Muutoksella haetaan edelleen kokonaisjärjestelmän vakautta. Eli yhteentoimivuutta, jossa teknologia tukee suoraviivaisesti toiminnan tekemistä. Meillä on mahdollisuus reagoida nopeasti epätoimivuuskohtiin ja proaktiivista ymmärrystä siitä, mitkä meidän toimintaympäristön haasteet tulevat olemaan jatkossa.

Viime kuukaudet on yhdessä paiskittu hommia hiki hatussa, jotta asetettujen aikataulujen mukaisesti palveluiden migraatio ja tuotantoon siirto tapahtuu lokakuun aikana. Nyt käsillä on h-hetket.

– Ensimmäiset testit on tehty ja ollaan migraatiovaiheen puolivälissä. Niin sanotut helpoimmat tehtävät ovat jo saatu siirrettyä uudelle alustalle ja teknologia todettu täysin toimintakuntoiseksi. Nyt on menossa kriittisempien palveluiden siirtäminen. Jos nämä lähiviikot onnistuvat, niin silloin ollaan voiton puolella.

Kaikessa tekemisessä pitää olla merkitys

Isoja muutosprosesseja harvoin tanssahdellaan läpi ihan noin vain. Pienet haasteet kuuluvat usein matkan varrelle, mutta niistä päästään yli, kun vedetään yhtä köyttä. Paananen kiitteleekin avointa yhteistyötä, joka on jo tiukassa aikataulussa tuonut vahvan luottamuksen puolin ja toisin.

– Erittäin hyvin on vastattu erilaisiin tilanteisiin ja toiminta on ollut läpinäkyvää. Vaikka on ollut joitain resursointihaasteita ja muutosvirtoja, niin niihin on pystytty vastaamaan. Ei muuta kuin jatketaan samaan malliin, niin päästään todella hyvään tulokseen.

Paananen sanoo itse olevansa työntekijänä, johtajana ja yhteistyökumppanina aktiivisuuteen pyrkivä. Hän uskoo, että positiivisella haastamisella rakentuu toimivin ympäristö. Esimerkiksi lukuisten projekteihin kuuluvien kokousten päämääränä hän toivoo olevan muutakin kuin byrokraattista päätöksentekoa. Kokouksista pitää ottaa irti kaikki, mitä otettavissa on.

– Haluan olla intensiivisesti mukana siinä ydintekemisen kehittämisessä. Vaikka pidämme kokouksia ja niissä tehdään etenemispäätökset avoimesti, niin silti meillä pitää olla yhteinen ymmärrys. Pyrin haastamaan sitä yhteistä ymmärrystä päivittäin. Haluan, että ihmisillä on kokouksiin tullessaan jotain annettavaa.

Kuvat: Levi Vepsä