Osaamiskeskus-malli varmistaa korkeatasoisen ICT-asiantuntemuksen hyvinvointialueen käyttöön

2M-IT:n luoma osaamiskeskus takaa Pohjanmaan hyvinvointialueelle aina tarvittavat resurssit ICT-projekteihin sekä vahvan osaamisen, jotta omien rekrytointien kautta olisi ollut haastavaa hankkia vallitsevassa markkina- ja muutostilanteessa.

Pohjanmaalla perustaa hyvinvointialueelle rakennettiin jo aiemmin vapaaehtoisessa kuntayhtymässä. Sittemmin hyvinvointialueen ICT-ratkaisuja lähdettiin rakentamaan yhdessä 2M-IT:n kanssa: ICT-muutostöiden resursointia ja tarvittavaa osaamista hyvinvointialueella pohdittiin ensin 2M-IT:n strategiayksikön kanssa. Yhteistyössä luotiin raamit osaamiskeskus-mallille.

– Sovimme 2M-IT:n kanssa, että luomme hyvinvointialueen tarpeisiin oman osaamiskeskuksen. Me määrittelimme, millaisella laajuudella haluamme projekteja viedä läpi ja millaista osaamista tarvitsemme käyttöömme. Sen jälkeen 2M-IT lähti toteuttamaan osaamiskeskusta ja kokoamalla tarvittavaa osaamista meidän käyttöömme, kertoo Pohjanmaan hyvinvointialueen tietohallintojohtaja Kimmo Tiira.

Tarvittava osaaminen aina saatavilla

2M-IT:n kokoama osaamiskeskus työllistää reilut 20 asiantuntijaa projektipäälliköistä it-arkkitehteihin. Tiira sanoo, että samanlaisen osaajajoukon kokoaminen määräajaksi olisi ollut hyvinvointialueelle hyvin haastavaa, koska muutos oli valtakunnallinen ja osaajista oli pulaa kaikkialla.

– Nyt meidän ei tarvitse pohtia, millainen osaaminen henkilöillä on, vaan voimme olla varmoja, että he ovat juuri sellaisia osaajia kuin näissä projekteissa tarvitsemme.

Osaamiskeskus keskittyy hyvinvointialueen muodostamiseen ja sille määriteltyihin erityisprojekteihin, kuten asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan ja ICT-muutosten läpivientiin.

– Osaamiskeskuksessa työskentelevät ovat meidän ohjauksessamme ja heidän resurssinsa on meidän käytössämme. Voimme olla varmoja, että meidän tarpeemme ovat heidän prioriteettejaan ja että projektit saadaan käyntiin suunnitellusti. Se on iso etu meille, toteaa Tiira.

Yhteistyön tulokset näkyvät joka päivä

Pohjanmaan hyvinvointialue tekee tiivistä yhteistyötä 2M-IT:n kanssa. Tiira kuvaa, että 2M-IT:llä on merkittävä vaikutus siihen, miten koko hyvinvointialue ja siellä työskentelevät ammattilaiset suoriutuvat päivittäisistä tehtävistään.

– Me hankimme ansaitsemamme arvostuksemme joka päivä kentältä. On oleellista, että meillä on avoin keskustelusuhde ja asioita nostetaan riittävän ajoissa esille. Jos jokin ei toimi, tartumme siihen yhdessä 2M-IT:n kanssa, opimme lisää ja kehitämme toimintaamme, toteaa Tiira.

Teksti: Anna Korpi-Kyyny, Hansdotter Oy

Kuva: Tuomas Hinkkanen, Hansdotter Oy

Kompetenscentrummodellen säkerställer högklassig IKT-sakkunskap till välfärdsområdets förfogande

Det kompetenscentrum som skapats av 2M-IT garanterar att Österbottens välfärdsområde alltid har de resurser det behöver för IKT-projekt samt en stark kompetens som skulle varit svår att inhämta via egna rekryteringar i det rådande marknads- och förändringsläget.

Grunden till välfärdsområdet byggdes redan tidigare i Österbotten i den frivilliga samkommunen. Sedermera började man tillsammas med 2M-IT att bygga upp IKT-lösningar för välfärdsområdet: först funderade man över resursfördelningen för IKT-förändringsarbetena och den nödvändiga kompetensen inom välfärdsområdet tillsammans med 2M-IT:s strategienhet. Via samarbete skapades ramerna för kompetenscentrummodellen.

– Vi kom överens med 2M-IT att vi skapar ett eget kompetenscentrum för välfärdsområdets behov. Vi definierade i hurdan utsträckning vi vill driva igenom projekten och hurdan kompetens vi behöver ha tillgång till. Efter det började 2M-IT bygga upp kompetenscentret genom att samla ihop den nödvändiga kompetensen till vårt förfogande, berättar Österbottens välfärdsområdes IT-direktör Kimmo Tiira.

Den nödvändiga kompetensen alltid tillgänglig

Det kompetenscentrum som 2M-IT har sammanställt sysselsätter drygt 20 experter med allt från projektchefer till it-arkitekter. Tiira säger att det skulle ha varit mycket svårt att samla ihop en liknande expertgrupp för en bestämd tid, för förändringen var riksomfattande och det var brist på experter överallt.

– Nu behöver vi inte fundera hurdan kompetens personerna har, utan vi kan vara säkra på att de är just sådana experter som vi behöver i dessa projekt.

Kompetenscentret fokuserar på utformningen av välfärdsområdet och de specialprojekt som fastställts för detta, såsom anskaffningen av ett klient- och patientdatasystem och genomdrivande av IKT-förändringar.

– De som arbetar vid kompetenscentret står under vår ledning och vi har tillgång till deras resurser. Vi kan vara säkra på att våra behov är deras prioriteter och att projekten kommer igång som planerat. Det är en stor fördel för oss, konstaterar Tiira.

Resultatet av samarbetet syns varje dag

Österbottens välfärdsområde har ett tätt samarbete med 2M-IT. Tiira beskriver att 2M-IT har en betydande inverkan på hur hela välfärdsområdet och de professionella som arbetar där klarar av sitt dagliga arbete.

– Vi får den uppskattning vi förtjänar ute på fältet varje dag. Det är viktigt att vi har ett öppet diskussionsförhållande och att saker lyfts fram tillräckligt i tid. Om något inte fungerar tar vi tag i det tillsammans med 2M-IT, vi lär oss mer och utvecklar vår verksamhet, konstaterar Tiira.

 

Text: Anna Korpi-Kyyny / Hansdotter Oy 

Svensk översättning: Camilla Stoor / 2M-IT Oy

Foto: Tuomas Hinkkanen / Hansdotter Oy

Tiivis työpari-työskentely lisäsi ymmärrystä ja toi sujuvuutta ICT-muutoshankkeeseen

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen mittavassa ICT-muutoshankkeessa luotiin uusi toimintamalli yhdessä 2M-IT:n kanssa. Se auttoi pitämään monet langat käsissä, paransi tiedonkulkua ja lisäsi ymmärrystä projektien haasteista. Tiivis, jatkuva yhteistyö tuo yhä Varhalle arvokasta tietoa työntekijöiden kohtaamista ongelmatilanteista.

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen valmisteluorganisaatio perustettiin joulukuussa 2021. Organisaation kuusihenkinen ICT-valmistelutiimi oli vastuussa kymmenien ICT-projektien läpiviennistä, mikä tarkoitti, että yhdellä projektipäälliköllä oli lukuisia päällekkäisiä projekteja edistettävänään.

– Haaste oli valtava ja tätä taklaamaan loimme käytännön työn kautta yhdessä 2M-IT:n kanssa mallin työpari-työskentelyyn. Se tarkoitti, että jokaisessa projektissa oli projektipäällikkö sekä meiltä että 2M-IT:ltä, kertoo muutoshankkeen ohjelmajohtaja, kehittämispäällikkö Meri-Tuulia Kaarakainen.

Säännölliset palaverit helpottivat arkea

Työskentelymalliin kuuluivat paitsi koko hankkeen seurantakokoukset myös projektikohtaiset seurantapalaverit, joihin molemmat projektipäälliköistä osallistuivat. Säännölliset palaverit lisäsivät tiedonkulkua ja läpinäkyvyyttä molemmin puolin.

Kuten Kaarakainen toteaa, projektityö on aina omanlaistaan – viivästymisiä tulee eteen ja kaikkia riskejä ei aina heti pystytä tunnistamaan. Hän kertoo, että ennen uutta työpari-työskentelymallia organisaatiossa oli enemmän epätietoisuutta, miksi esimerkiksi jokin projektin vaihe ei etene.

– Työskentelymalli auttoi meitä tuntemaan toisemme ja luomaan yhteisiä palaverirutiineja ja seurantakäytäntöjä. Nyt kun läpinäkyvyys on kasvanut, tiedämme molemmilla puolilla paremmin kulloisetkin haasteet ja yritämme yhdessä ratkoa niitä. Työskentelymalli on myös tuonut selvyyttä siihen, keneltä tiettyyn ongelmaan tarvitaan linjaus – 2M-IT:läiset eivät voi ratkaista asiaa, joka kaipaa Varhan sisäistä linjausta, toteaa Kaarakainen.

Arvokasta tietoa toiminnan kehittämiseen

Kriittiset muutoshankkeet on viety läpi ja nyt hyvinvointialueella päästään käynnistämään toisen vaiheen projekteja. Hyvinvointialueen sisällä halutaan yhtenäistää järjestelmiä ja luoda yhteisiä prosesseja. Kun päästään pienempään määrään eri järjestelmiä, se vähentää kustannuksia ja mahdollistaa toiminnan kehittämisen.

– Tiiviin kumppanuuden ansiosta voimme tuoda avoimesti puolin ja toisin kehitystarpeita keskusteltavaksi.

Varhalle arvokasta tietoa on esimerkiksi 2M-IT:n ylläpitämän Service Deskin keskustelut. Jos tietty asia toistuu HelpDesk-pyynnöissä, tuodaan se esille yhteisissä keskusteluissa.

– Se voi olla tarve uudelle palvelulle tai indikaattori meille siitä, että tiedotus tai koulutus pitää meillä sisäisesti kohdistua tiettyyn asiaan. Se on kullanarvoista tietoa, mitä emme saa mistään muualta. Kokemustemme pohjalta meidän on hyvä jatkaa toimintamme ja yhteistyömme kehittämistä edelleen, sanoo Kaarakainen.

 

Teksti: Anna Korpi-Kyyny, Hansdotter Oy

Kuva: Tuomas Hinkkanen, Hansdotter Oy