Artikkelit

Tiivis yhteistyö yli organisaatiorajojen on onnistumisen edellytys

Migraatioprojekteissa asiantuntijoiden osaaminen, asenne ja yhteistyökyky ratkaisevat. Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirissä tästä on nähty kuluneen syksyn aikana positiivinen esimerkki.

Projekti konesalipalveluiden siirrosta kokonaisuudessaan 2M-IT:n hallintaan käynnistyi heinäkuussa 2019. Asiantuntijoiden saatavuuden sekä hallinnollisen päätöksentekokoneiston kannalta startti keskikesällä ei luonnollisesti ollut optimaalinen. Etenkin, kun suunnittelutyötä vaivasivat osittain puutteelliset pohjatiedot. Aikataulullisesti tilanne vaikutti lievästi sanottuna haastavalta.

”Kun miettii, mistä lähdettiin liikkeelle ja mikä meidän kuva tilanteesta ensimmäisellä hetkellä muutospäätöksen jälkeen oli, niin kyllähän se oli semmoinen epävarmuuden tila”, KHSHP:n tietohallintojohtaja Ari-Pekka Paananen kertaa projektin ensiaskelia.

Tiivis yhteistyö luovuttavan palveluntarjoajan Istekin, KHSHP:n ja 2M-IT:n välillä sekä asiantuntijoiden vahva osaaminen kuitenkin mahdollistivat sen, että ympäristön käyttöönotto päästiin aloittamaan lähes tavoiteaikataulun mukaisesti elokuun alussa. 2M-IT:n pitkäaikaisen yhteistyökumppanin Proactin vahva tuki oli tässä merkittävässä osassa, kuten myös ympäristön käyttöönotossa.

Kuten ennakkoon saattoi odottaa, migraatiosuunnittelu ja palvelimien siirron tekninen toteutus osoittautuivat projektin haasteellisimmaksi osuudeksi. Epävarmuutta aiheutti erityisesti luovuttavan ja vastaanottavan ympäristön ohjelmistoversioiden yhteensopivuusongelmat.

”Ensimmäisessä isommassa aikatauluhaasteessa puhuttiin kuukauden viivästymisestä. Siitä selviydyttiin ja viive puristettiin kuukaudesta viikkoon. Se vaati venymistä toimittajalta ja myös meiltä. Tuli hyvä käsitys siitä, että toimittaja on sitoutunut tähän hankkeeseen”, Paananen kiittelee.

Neljälle viikolle vaiheittain jaksotetut palvelimien ja palveluiden siirrot saatiin kuitenkin toteutettua aikataulun mukaisesti ilman merkittäviä häiriötä. Se vaati pitkiä päiviä ja alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen viikonloppuja töiden merkeissä. Lopussa kiitos kuitenkin seisoi.

”Se alkutilanne on nyt muuttunut luottavaisuuden ympäristöksi tässä projektissa. Ja se on hyvä juttu”, Paananen sanoo tyytyväisenä.

Kohti haasteita ja niiden yli

Pitkissä ja hankalissa projekteissa eteen tulee aina erilaisia haasteita ylitse kiivettäviksi. Ylitykseen vaaditaan sekä taitoa että tahtoa. Tämä projekti ei tehnyt poikkeusta.

Asiantuntijoiden rautaisen ammattitaidon sekä koko organisaatiopaletin yhteen hiileen puhaltamisen avulla ylityksiä nähtiin kerta toisensa jälkeen – ja kutakuinkin tiukkojen aikataulujen puitteissa.

”Me olemme asiantuntijayritys ja aina, kun meillä tapahtuu onnistuminen, niin se on ilman muuta asiantuntijoiden ansiota. Odotusarvo on, että kun seuraava teknologiamurros on tulossa, niin ollaan taas etunenässä löytämässä ne parhaat ratkaisut. Se on ollut tässäkin avainkomponentti. Asiantuntijamme ovat ymmärtäneet, mitä on tapahtumassa, kertonut siitä johdolle, saanut tilaa toteuttaa sitä ja onnistunut siinä”, 2M-IT:n toimitusjohtaja Jari Nevalainen kehaisee.

Tahtoa kuvaa puolestaan projektiin sitoutuminen. Sitä vaadittiin etenkin migraatiovaiheessa, jossa syntyi muutamia ongelmatilanteita, jotka edellyttivät sen, että työtä tehtiin melkeinpä vuorokauden ympäri. 2M-IT:ltä oli jatkuvasti kaksi päätekijää hälytysvalmiudessa kuukauden tuotantosiirtovaiheessa.

”Siinä kävi vielä niin, että heille oli sille kuukaudelle aikataulutettu seminaarimatka ulkomaille, joka jouduttiin perumaan ihan loppumetreillä. Siitä luopuminen oli heidän ehdotuksensa, jotta projekti saadaan varmasti vietyä maaliin”, projektipäällikkönä toiminut 2M-IT:n Rami Kokkala kertoo havainnollistavan esimerkin sitoutumistasosta.

2M-IT:n toimitusjohtaja Jari Nevalainen ja projektipäällikkönä toiminut Rami Kokkala olivat tyytyväisiä yhteistyöhön eri organisaatioiden välillä.

Kyräilemällä kukaan ei voita

Venymiskykyä vaadittiin ihan jokaiselta osapuolelta käyntikortissa komeilevaan logoon katsomatta. Rami Kokkala kiittelee kaikkia mukana olleita osapuolia, ja nostaa esiin luovuttavan ja vastaanottavan palveluntarjoajan välisen yhteistyön, jossa asiantuntijat yhdessä ratkoivat lennossa tulleita ongelmatilanteita.

”Yhteistyö oli sujuvaa ja siinä ei ollut mitään vastakkainasettelun ilmapiiriä, mikä helposti tulee kahden eri samaa palvelua tarjoavien palveluntuottajien välille, vaan molemmin puolin oli hyvin korkea sitoutuminen. Aidosti pyrittiin ratkaisemaan ongelmia, eikä tullut nokittelua tai syyttelyä.”

Myös Ari-Pekka Paananen kehuu avoimilla korteilla pelaamista jokaisen osapuolen osalta ja nostaa sen tärkeimmäksi onnistumisen avaimeksi.

”Mielestäni avoimuuden kulttuuri on onnistunut tässä projektissa paremmin kuin mitä muissa projekteissa keskimäärin. Myös haastetilanteisiin reagointi on ollut ajantasaista ja saatu pidettyä aikataulusta kiinni. Kommunikaatio on ollut todella hyvällä mallilla.”

Projektin päätöspalaveri on jo pidetty joulukuun alussa. Jo ennakkoon tiedossa olleet jälkityöt jatkuvat vielä Kanta-Hämeessä, mutta teknologiaympäristö on nyt valmis.

”Tunnelmat ovat helpottuneet, mutta toisaalta täytyy muistaa, että matkaa on vielä jäljellä. Hetken on kuitenkin oikeus olla onnellinen ja tuntea sitä onnistumisen riemua”, Paananen myhäilee.

Lue aiheesta aiemmin julkaistu artikkeli Reippaudella, ripeydella ja rehellisyydella parhaaseen lopputulokseen