VIDEO: Mitä toiminnanohjaus tarkoittaa valmistavassa teollisuudessa?
Toiminnanohjausta on kehitetty valmistavassa teollisuudessa jo satojen vuosien ajan. Sosiaali- ja terveydenhuollon keskiössä ovat asiakastarpeisiin vastaavat palvelut. Niiden johtamiseen soveltuu paremmin palveluliiketoiminnan toiminnanohjaus. 2M-IT kehittää tähän tarpeeseen järjestelmiä yhdessä asiakkaidensa ja kumppaneidensa kanssa teknologia-alustojen mahdollistamalla ketterän kehittämisen mallilla.
2M-IT:n asiakkuuksissa on käynnissä useita toiminnanohjaukseen liittyviä hankkeita.
- LC-TO-hankkeessa (LifeCare toiminnanohjaus) kehitetään sote-organisaatioiden sisäisten prosessien hallintaa. Tästä esimerkkinä on Satakunnan sairaanhoitopiirin tilahallinnan palvelu.
- Eksotessa on jo pitkään kehitetty asiakaslähtöistä sote-palveluketjujen hallintaa SBM -teknologia-alustan avulla. Alusta mahdollistaa paloissa tehtyjen toteutuksien kytkemisen koko ajan laajenevaksi kokonaisuudeksi.
- PATA-hankkeessa on kehitetty teknologia-alustaa sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelun tarvearviointiin ja palveluun ohjaukseen. 2M-IT Oy tulee julkaisemaan PATA-alustaratkaisun ns. avoimena lähdekoodina yhteisön käytettäväksi ja muokattavaksi lähdekoodi-verkkopalvelussa GitHubissa.
Toiminnanohjauksen kehittämisessä kannattaa hyödyntää valmiiksi toiminnallisuutta sisältäviä teknologia-alustoja
2M-IT:n toimitusjohtaja Jari Nevalainen ja liiketoimintajohtaja Toni Suihko kertovat, että toiminnanohjauksen kehittämisessä kannattaa hyödyntää valmiiksi toiminnallisuutta sisältäviä teknologia-alustoja. Valmiiksi toiminnallisuutta sisältäviä alustoja ovat Microsoftin Dynamics, Solutions Business Manager (SBM) ja ServiceNow.
– Hyödynnämme toiminnanohjauksen ratkaisuissamme valmiiksi toiminnallisuutta sisältäviä teknologia-alustoja. Niiden asetuksia määrittämällä ja alustan omia työvälineitä hyödyntämällä voidaan ketterästi julkaista automaattisesti tuotettuja ohjelmistoja, Suihko kertoo.
Alustojen ominaisuuksiin perustuva ketterä kehittäminen nopeuttaa toteutusta erittäin paljon. Ketterän kehittämisen mallissa viestitään aktiivisesti, ja reagoidaan nopeasti muutoksiin. Käyttäjät osallistuvat kehitystyöhön ja näin sitoutuvat kehittämisen jälkeiseen toiminnalliseen muutokseen.
Toiminnanohjaukseen soveltuvat teknologia-alustat profiloituvat hieman eri tavalla. Solutions Business Manager (SBM) profiloituu on-premise -ratkaisuna, eli se asennetaan organisaation omaan konesaliin. ServiceNow on puhtaasti pilvipalvelu ja kehittyy nopeasti pilvessä. Microsoftin alustaratkaisu Dynamics on D365:n kautta siirtynyt on-premisestä pilvipalveluksi.
– Microsoft on rakentanut Dynamics-alustaan osioita, kuten henkilöstö- ja taloushallinnon, logistiikan ja hankinnan perinteisiä erp-moduuleita. Lisäksi Dynamicsilla on mahdollista määritellä bill of material (materiaaliluettelo) ja tuoterakenteet sekä niille work centerit (työpisteet). Tämän vuoksi Dynamics on erilainen teknologia-alusta kuin esim. ServiceNow, joka on kehitetty puhtaasti palveluiden hallintaan. Myös SBM on erilainen alusta kuin Dynamics. SBM keskittyy digitaalisten ketjujen käsittelyyn, eikä siellä ole esim. HR-funktiota, Nevalainen sanoo.
PATA-alustan avulla harmonisoidaan ja tehostetaan sosiaali- ja terveydenhuollon palveluohjausta
PATA on alkuvaiheessa 2M-IT:n ja kolmen alueen (Etelä-Karjala, Kymenlaakso ja Vaasa) yhteinen hanke, jonka tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa maan johtava sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakasneuvonnan ja –ohjauksen toimintakonsepti sekä tätä toimintaa tukevat tekniset ratkaisut. PATA-hankkeessa kehitetty toiminnanohjauksen ratkaisu harmonisoi ja tehostaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluunohjausta.
Hankkeessa tuotettava PATA-alusta kytkee yhteen eri asiointikanavat, kuten chatin, videoyhteyden, asiointipalvelun ja puhelinsoiton. Kansalainen ottaa yhteyttä asiakaspalvelupisteeseen, jossa hoitaja tekee hoidon tarpeen arvioinnin PATA-alustan avulla. PATA-alusta varmistaa, että hoidontarpeen arviointi on sisällöltään samanlaista riippumatta siitä, kuka arvion tekee.
PATA-alusta osoittaa hoitajalle palvelukatalogin avulla alueellisen sote-palvelun, mihin kansalainen tulisi ohjata. Alustan avulla alueelliset sote-palvelut löytyvät helposti ja nopeasti – tämän kaltainen ylialueellinen väline on uutta Suomessa. Toimintamallilla ja alustalla pyritään siihen, että ohjaus oikeaan palveluun olisi mahdollisimman tehokasta ja asiakas ohjautuu kerralla suoraan oikeaan palveluun.
Microsoft Dynamicsilla toteutettu PATA-alusta on pilottikäytössä Eksotessa ja Pohjanmaan hyvinvointialueella. Alustan kehitystyö jatkuu uusien ominaisuuksien toteuttamisella vuoden 2022 aikana.
– Myös muilla sote-organisaatioilla on ollut kiinnostusta PATA-hanketta kohtaan. Minkälainen voisi olla se tulevaisuuden asiakaspalvelukeskus, joka ottaa ihmisten kontakteja puhelimella tai muulla kanavalla vastaan? Ja miten alusta toimii siellä yhtenä työvälineenä tehokkaassa palvelukeskusohjauksessa? Palveluohjauskeskukseen kytkeytyvät sote-organisaatioiden laaja-alaiset palvelutarpeen arviointikeskukset sekä erilaiset omalääkäri- ja omahoitajatiimimallit, Suihko pohtii.
KUVA: PATA-alusta kytkeytyy sote-palvelujärjestelmäprosessin alkuun ja sen avulla optimoidaan palvelukohtaamista.
LifeCare toiminnanohjaus (LC-TO) -hankkeessa kehitetään toiminnanohjausta sote-organisaatioiden sisäisiin prosesseihin
LC-TO-hanke on 2M-IT:n, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin, Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin, Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän ja Satakunnan sairaanhoitopiirin yhteistyöhanke. Organisaatiot ovat mukana hankkeessa omista tarpeistaan käsin, samalla hyötyen toistensa tekemisestä.
LC-TO-hankkeessa keskitytään erilaisiin teknologia-alusta Dynamicsille toteutettuihin tilannekuvasovelluksiin. Tilannekuvasovellukset ilmaisevat sote-palvelujärjestelmän kannalta esimerkiksi sairaalan vuodeosastoihin liittyvää tilannekuvaa, kuten osastokohtaista asiakasmäärää.
Tilannekuvasovelluksien avulla voidaan hallita prosessia, jotta asiakkaan ohjautumista sairaalassa saadaan tehostettua kapasiteetin ja asiakasvirtauksen näkökulmasta. Organisaation sisäisten prosessien toiminnanohjauksella voidaan tehostaa ja optimoida resurssien, kuten tilojen, käyttöä, Suihko kertoo.
LC-TO-hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden tarkoituksena on hyvinvointialueuudistuksen myötä mahdollisesti laajentaa toiminnanohjausta myös sote-prosessin alkupäähän. Näin PATA- ja LCTO -hankkeissa tuotetut toiminnanohjauksen ratkaisut tulevat kytkeytymään toisiinsa laajassa prosessikuvassa. Pata-hankkeessa kehitetään sote-palvelun tarveohjausta esimerkiksi terveyskeskuksen vastaanotolle. LCTO-hankkeessa taas kehitetään palveluketjua siitä eteenpäin tuomalla toiminnanohjausta terveyskeskuksen sisäisiin prosesseihin.
– Esimerkiksi Satakunnan sairaanhoitopiirissä toiminnanohjausta pyritään hyödyntämään uuden psykiatrisen sairaalan kohtauttamisessa, jotta asiakkaan, tilan ja lääkärin kohtaamista voidaan optimoida, Nevalainen sanoo.
Satakunnan sairaanhoitopiirissä halutaan päästä hyödyntämään toiminnanohjauksen suomia mahdollisuuksia
Satakunnan sairaanhoitopiirin hallintoylilääkäri Ari Salmela kertoo, että toiminnanohjausta on Satasairaalassa käytössä jo jonkin verran.
– Olemme miettineet isoa kuvaa yhdessä 2M-IT:n kanssa ja saaneet tukea sekä ohjausta siihen, mitä voimme saavuttaa ja mitä se maksaa. Toiminnanohjauksen kehittäminen vaatii yleensä alkuinvestointeja, ja siihen se yleensä siksi jää. Hyödyn osoittaminen alkuvaiheessa on hankalaa. Harjavallan sairaala lakkautetaan ja meille valmistuu psykiatriselle hoidolle uudet tilat Poriin, Satasairaalan yhteyteen. Uudet tilat otetaan käyttöön vuonna 2024 ja samaan aikaan toiminta päättyy Harjavallan sairaalassa. Meille tulee tarvetta tilanhallinnan järjestelmälle, koska uudessa rakenteilla olevassa sairaalassa ei ole niin paljon tiloja, kuin Harjavallan sairaalassa. Meidän täytyy pystyä lisäämään huoneiden käyttökapasiteettia toiminnanohjauksen avulla, Salmela kertoo.
– Itse näen tärkeänä, että pääsemme pois vanhakantaisista tavoista toimia ja siirrymme paperimaisesta tallennustavasta digitalisoituun arkistoon ja hyödynnämme sitä kautta toiminnanohjauksen suomia mahdollisuuksia. Kun saamme tietoa digitaaliseen muotoon, meillä olisi mahdollista seurata toimintaamme tehokkaammin ja ohjata virtausta automatisoidummin kuin tähän asti, Salmela sanoo.
– Tieto lisää ennustettavuutta monelta kantilta. Se mahdollistaa monia asioita ja pakottaa miettimään prosesseja: tietojohtaminen opettaa organisaatiota ja pakottaa tulemaan tehokkaammaksi. Meillä on kovasti puhelinliikennettä. Kun olemassa oleva tieto voitaisiin siirtää koneelle digitaaliseksi, mistä ammattilainen näkisi sen ja kollegat voisivat kuitata edelleen automatisoiden. Järjestelmä tarjoaa tietoa, ja näin sitä ei tarvitse joka kerta selvittää erikseen, Salmela kertoo.
Esimerkiksi, jos potilas kävelee päivystykseen sisään, ja hänellä on käsi murtunut, siitä seuraa vääjäämättä tietty prosessi. Prosessi on jo hyvin ammattilaisten tiedossa: tiedämme, mitä tapahtuu päivystyksessä, milloin käsi on terve ja milloin asiakas tulee kontrolliin. Tämänkaltaiset prosessit pitäisi pystyä ennakoimaan sairaalan kapasiteetissa. Se on toiminnan optimointia ja automatisointia, siihen tulisi pyrkiä, Salmela sanoo.
Asiakaslähtöisyyttä kehitetään ketterästi toiminnanohjauksen avulla Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirissä
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirissä (Eksotessa) on kehitetty toiminnanohjausta jo lähes kymmenen vuoden ajan Solutions Business Manager (SBM) -teknologia-alustalle. Alusta mahdollistaa organisaation toimintamalleja tukevien tietojärjestelmien ketterän kehittämisen iteroivalla eli kokeilevalla mallilla.
Ensimmäinen prosessi, joka alustalle kehitettiin, oli potilaiden ohjaus akuuttisairaalasta jatkohoitoon vuonna 2010 (ns. SAS-prosessi). Prosessi kehitettiin tukemaan jatkohoitopaikan löytämistä sairaalahoidon tarpeen päätyttyä. Se nopeutti potilaiden siirtymistä jatkohoitoon, jonoon asettamisesta jatkohoitopaikan löytymiseen kului aikaa vain muutama tunti. Sitä ennen hoitajat olivat joutuneet soittamaan eri kuntien hoitopaikkoihin ja kyselemään vapaita hoitopaikkoja. Paikan löytyminen kesti noin kaksi – kolme vuorokautta.
Henkilöstö, joka prosessin suunnittelussa oli mukana, innostui kehittämisen helppoudesta ja siitä, että he voivat itse olla mukana muotoilemassa ja määrittelemässä prosessia. Myös muutokset prosessiin olivat nopeita toteuttaa ja muutokset voitiin heti ottaa käyttöön, kertoo kehitysjohtaja Merja Tepponen Eksotelta.
Eksoten tavoitteena on luoda keskitetty asiakkuudenhallintamalli
Eksotessa on prosessikehitysalustan avulla toiminnanohjaukseen luotu keskitettyä asiakkuudenhallintamallia. Mallissa ammattilaiset, toimijat sekä palvelut tuodaan yhteen ja prosessikehitysalustan avulla ohjataan koko prosessia. Eksotessa on tavoitteena hyödyntää lisääntyvissä määrin organisaation laajuista, henkilökeskeistä tietopohjaa.
– Yhtenä osana Eksoten strategian toimeenpanoa ja digitalisaatio-ohjelmaa kehitämme ammattilaisillemme yhteisiä tietojärjestelmäkokonaisuuksia, jotka palvelevat geneerisesti isompaa joukkoa. Tavoitteena on ”yhteinen asiakas, yhteinen tieto”, jolloin meillä ei olisi enää vain tietylle ammattilaisjoukolle räätälöityjä ratkaisuja erikseen, kertoo projektipäällikkö Kaisa Pesonen Eksotelta.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä ei riittävällä tavalla pystytä huomioimaan toiminnanohjausta vielä. Teknologia-alustan avulla Eksote on saanut kehitettyä asiakkuudenhallintaa oikeaan suuntaan.
Haluamme vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen ja saada oikeat palvelut oikeaan aikaan asiakkaillemme. Haluamme saada autettua asiakastamme peruspalveluilla. Tietojohtamisella saamme asiakassegmentit ja palveluiden kustannukset haltuun. Haluamme konkreettiset työkalut työntekijälle, jotta hän pystyy ajankäytön näkökulmasta tehokkaasti hoitamaan asiakkaan asioita, Pesonen kuvaa.
– Konkreettisia kehittämiskohteita ovat olleet ikääntyneiden palvelutarpeen ja sote-palveluiden järjestämisen toiminnanohjauksen uudistaminen sekä asiakasvastaavan työpöydän kehittäminen. Työpöytä toimii asiakkaan sote-ammattilaisen apuna. Se mahdollistaa asiakkaan asioiden hoitamisen etupainotteisesti muun muassa erilaisten herätteiden avulla. Esimerkiksi asiakkaan runsas asioiminen päivystyksessä herättää asiakasvastaavan työpöydän. Tai esimerkiksi omaishoitajan sairaalaan joutuminen saa aikaan herätteet kokonaisuudesta vastaavalle ammattilaiselle. Toiminnanohjauksellisuus ohjaa asiakasta automaattisesti hänen asioitaan hoitavalle ammatilaiselle ja näin turhaa lähettämistä sekä päällekkäistä arviointia saadaan vähennettyä, kertoo strategisen toimintakyvyn toimenpideohjelman vastuuhenkilö Riikka Lehmus
Eksote kerää turvallisuustietoa yhdessä pelastuslaitoksen kanssa
Eksote on kehittänyt Toimintakykymobiilia asiakkaan toimintakyvyn arvioinnin kirjaamisen nopeuttamiseksi sekä toimintakykytiedon keräämiseksi vuodesta 2015. Sovelluksen avulla asiakkaan toimintakykyä arvioidaan numeerisesti ICF-viitekehykseen pohjautuen. Mobiilissa on myös erilaisia toimintakykymittareita asiakkaan tarpeisiin. Kirjaamistieto viedään SBM-alustalle ja sieltä suoraan kertomuslehdelle sanallistettuna. Kirjaamiseen käytetty aika on vähentynyt huomattavasti. Vuonna 2020 Eksotessa tehtiin mobiilisti yli 4000 toimintakyvyn arviointia ja keskimääräinen ajansäästö kirjaamisessa oli 32 minuuttia. SBM-alustalle kertyvää toimintakykytietoa on nyt visualisoitu. Visualisoidun tiedon avulla sote-ammattilainen voi katsoa asiakkaan toimintakyvyn kehitystä helposti yhdellä vilkaisulla aikaa vievän kertomustiedon lukemisen sijaan. Visualisoitu toimintakykytieto on näin välittömästi kaikkien sotetoimijoiden käytettävissä.
Lokakuussa 2021 Toimintakykymobiilin liitettiin kodin turvallisuudenarvio, jota Eksote on kehittänyt. Turvallisuustiedon keräämisen tavoitteena on vähentää kodin syttymiä, tapaturmia ja sähkön jakeluhäiriöistä aiheutuneita vaaratilanteita ja lisätä turvallisuutta yhteiskunnassa.
– Sote-uudistuksen haasteisiin vastaaminen korostuu tulevaisuudessa. Asiakaslähtöisyyden parantuminen on keskeistä. Toimintakykymobiilin avulla saamme kerättyä asiakkaan näkemyksiä. Asiakas pääsee itse vaikuttamaan niihin ratkaisuihin ja palveluihin, joita hänelle tarjotaan ja joista hän kokee itse hyötyvänsä, sanoo projektikoordinaattori Tarja Viitikko Eksotelta.
Ideana on ajatella isosti, mutta toimia pienesti ”think big, act small”. Esimerkiksi Eksoten kanssa lähdettiin ensin toteuttamaan kriittiset digitalisoitavat toiminnat. Sen jälkeen kokonaisuutta lähdettiin rakentamaan pala kerrallaan, Suihko toteaa.
Teknologia, eli tässä tapauksessa SBM-alusta, mahdollistaa paloissa tehtyjen toteutuksien kytkemisen koko ajan laajenevaksi kokonaisuudeksi. Näin projektit ovat ketteriä, ihmisen kokoisia ja kokeilun kulttuuri mahdollistuu. Kun kehitetään yhdessä, toimintaympäristön yhteisymmärrys ja ongelmat tulevat näkyväksi. Kehitetään toiminnan kannalta, Toni Suihko sanoo.
Teknologia-alusta ServiceNow:ssa on paljon potentiaalia hyödynnettäväksi sosiaali-ja terveydenhuollon toiminnanohjaukseen
ServiceNow on teknologian näkökulmasta hyvin samankaltainen alusta kuin SBM. ServiceNow on kuitenkin merkittävästi levinneempi eri toimialoilla: sitä käytetään IT-hallinnon, tietoteknisten prosessien ja tikettien hallintaan. Alustaa on muilla toimialoilla käytetty palveluliiketoiminnan toiminnaohjausjärjestelmänä, kuten esimerkiksi Verohallinnolla. ServiceNow -alustalle haetaan kiinnostunutta asiakasta digitaalisten sote-toimintaprosessien pilotoimiseksi.
Näemme ServiceNow:ssa merkittävän potentiaalin 2M-IT:n oman toiminnan tuotannonohjaukseen sekä alustaksi asiakkaidemme digitaalisiin prosesseihin, Jari Nevalainen sanoo.
– Ensimmäinen ServiceNow:lla toteutettu sote-impelementaatio on Sofigaten toteuttama Soficare-sovellus Vantaalle. Näemme, että alusan käyttö tulee kasvamaan. Siinä missä SBM:iin ja Dymnamicsiin on panostettu, niin näemme että myös ServiceNow on markkinoille tuleva teknologia-alusta ja mahdollistaa nopean ja ketterän kehittämisen. Resursoimme ja haluamme panostaa omaa osaamistamme myös ServiceNow:n suuntaan sekä sen tuntevien integraattoreiden ja alihankkijoiden suhteen, Toni Suihko sanoo.
PATA-alustaratkaisun julkaiseminen avoimena lähdekoodina
2M-IT Oy tuotti PATA-alustaratkaisun ja siihen liittyviä asiantuntijapalveluita STM:n rahoittamassa ja Vaasan sairaanhoitopiirin hallinnoimassa PATA-asiakaspalvelukeskus -hankkeessa osana sote-rakenneuudistuksen osa-alue 4:ää (yhteistyötasoista tai muuta maakuntien yhteistä kehittämistä). Hanke päättyi 31.12.2021.
2M-IT Oy julkaisee hankeaikana julkisella rahoituksella tuotetun D365/Azure-teknologiaan perustuvan PATA-alustaratkaisun ns. avoimena lähdekoodina yhteisön käytettäväksi ja muokattavaksi lähdekoodi-verkkopalvelussa GitHubissa. 2M-IT:n hankepäällikkö Arttu Perttula kertoo, että ennen julkaisua arvioidaan ja päätetään soveltuva lisenssimalli sekä lisäksi julkaisupaketille teetetään ulkopuolinen tietoturva-auditointi alkuvuodesta 2022. Kyseinen julkaisupaketti sisältää seuraavat hankkeen aikana kehitetyt PATA-alustan ominaisuudet: Ammattilaisen työpöytä, Chat/Chatbot, Etävastaanotto ilman ajanvarausta, Yhteydenoton kirjaaminen, Patalogin lukukäyttöliittymä eli palvelukatalogi ja ratkaisupankki, Patalogin ylläpitokäyttöliittymä, Hoidon tarpeen arvioinnin väline, Kansalaisen vahva tunnistautuminen (chatissa) sekä Raportoinnin työkalu.
Lisätietoja:
Jari Nevalainen, toimitusjohtaja 2M-IT Oy
puh. +358 50 383 9455
Toni Suihko, liiketoimintajohtaja, 2M-IT Oy
puh. +35840 703 5159