Artikkelit

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä otetaan käyttöön sähköinen erikoissairaanhoidon ajanvarausjärjestelmä

Uudessa ajanvarausjärjestelmässä pystyy itse varaamaan, siirtämään tai perumaan radiologian ja ortopedian ajanvarauksia sekä tarkastelemaan lasten ja nuorten klinikan ajanvarauksia. Keskeisinä ominaisuuksina järjestelmässä ovat lähetteiden kytkeminen kansalaisen ajanvarausoikeuteen ja tiedonvaihto usean tietojärjestelmän kesken. 2M-IT:n koordinoima ratkaisu on laadultaan ensimmäinen Suomessa, ja järjestelmä lisää ajanvarauksen valinnanvapautta sekä helpottaa terveydenhuollon ammattilaisten työkuormaa.

Sähköisiä ajanvarausjärjestelmiä on aiemminkin integroitu potilastietojärjestelmiin eri puolilla Suomea.  Turun yliopistollisen keskussairaalan (TYKS) kuvantamisen lasten- ja nuorten sekä tuki- ja liikuntaelinsairauksien toimialueilla käyttöön otettu järjestelmä mahdollistaa muista poiketen erikoissairaanhoidon lähetteen yhdistämisen ajanvarausoikeuteen. Järjestelmässä tutkimuslähetteet ja hoitovastuuta siirtävät lähetteet kytkeytyvät automaattisesti ajanvaraustapahtumiin sekä ajanvarausoikeuksiin. Jatkossa kansalainen voi siis itse varata, perua, siirtää ja tarkastella omia erikoissairaanhoidon ajanvarauksiaan sähköisesti.

Sähköinen ajanvarausjärjestelmä tuo valinnanvapautta ja vapauttaa resursseja

”Jos lääkäri esimerkiksi kirjoittaa keuhkojen kuvantamispyynnön, niin se kytkeytyy tutkimuskoodilla potilaan ajanvarausoikeuteen. Potilas näkee siis ajanvarausjärjestelmästä oman henkilökohtaisen oikeutensa ja voi varata haluamansa ajan. Tämä ajanvaraus näkyy sitten terveydenhuollon ammattilaiselle potilastietojärjestelmän ajanvarausjärjestelmässä ja radiologian omassa ajanvarausjärjestelmässä”, kuvaa kehityshankkeessa projektikoordinaattorina toiminut Leena Vilkman 2M-IT:ltä.

Sähköinen ajanvaraus vähentää tarvetta olla puhelimitse yhteydessä terveydenhuoltoon ajanvarauksia koskevissa asioissa ja lisää valinnanvapautta. ”Kansalainen voi omalla päätelaitteella valita juuri hänelle sopivan ajan ja paikan esimerkiksi Turusta tai Raisiosta, jos on vaikka töissä eri paikkakunnalla kuin asuu”, radiologian koordinoiva sovellusasiantuntija Turkka Härmä havainnollistaa.

Radiologian sovellusasiantuntija Turkka Härmä on ollut hankkeessa mukana alusta asti.

Ajanvaraus tehdään verkkopalvelussa Palveluohjain-ajanvaraussovelluksessa, jonne on linkki Tyksin www-sivuilla. Kansalainen saa kirjautumisohjeet kirjeessä, jossa kerrotaan ajanvarausoikeudesta. 2M-IT on ollut mukana tuottamassa tätä taustajärjestelmäriippumatonta ajanvaraussovellusta, jonka tavoitteena on helpottaa terveydenhuollon asiointia. Palveluohjain on ollut suurien sairaanhoitopiirien käytössä jo vuosia ja se on integroitavissa mihin tahansa potilastietojärjestelmään.

Ajanvarausta tehtäessä Palveluohjain hakee tarvittavat tiedot terveydenhuollon tietojärjestelmistä, ja ajanvaraus rekisteröityy ajanvarausjärjestelmä Oberoniin sekä radiologian tapauksessa myös toiminnanohjausjärjestelmä Raduun. Samalla ajanvaraukseen yhdistetään oikea lähete. Aiemmin tämä prosessi on vaatinut puhelinsoittoa ja käsin tehtävää tiedonsiirtoa, joten järjestelmä vähentää huomattavasti terveydenhuollon ammattilaisten manuaalista tarkistus- ja ajanvaraustyötä.

Yhteistyö ja teknologinen edistys mahdollistivat kehityksen

Tutkimuspyynnöllisen ajanvarausjärjestelmän toteuttaminen on vaatinut mittavaa tuotekehitystä. Vaiheittain toteutetussa projektissa ominaisuuksia lisättiin toimintojen haastavuuden ja pilottiklinikoiden tarpeiden mukaan. Pilottiklinikoilta kerättiin tietoa siitä, millaisia erilaisia toimintoja ja ajanvaraustapahtumien parametreja järjestelmään tarvitaan sujuvan toiminnan takaamiseksi.

Ensimmäisessä vaiheessa kolmen pilottiklinikan asiakkaille avattiin mahdollisuus tarkastella heille varattuja aikoja sähköisessä järjestelmässä. Toisessa vaiheessa järjestelmään lisättiin mahdollisuus perua ja siirtää varattuja aikoja. Kolmas kehitysvaihe sisälsi hankkeen monimutkaisimman toiminnallisuuden toteutuksen eli lähetteen tai tutkimuspyynnön kytkemisen osaksi ajanvarausprosessia.

Projektin keskeisimpänä haasteena on ollut saada eri potilastietojärjestelmät ja ajanvarausjärjestelmät keskustelemaan keskenään. Useisiin järjestelmiin on täytynyt tehdä mittavia muutoksia ja päivityksiä tiedonsiirron mahdollistamiseksi. Tämä puolestaan on vaatinut panostusta monelta eri osapuolelta, jotta uudistus oli mahdollista viedä läpi. ”Potilastietojärjestelmän ajanvarausrajapinnan toiminnot olivat nyt riittävän kehittyneitä, jotta tämä palvelu saatiin tuotekehityksen kautta tehtyä”, tiivistää Leena Vilkman.

2M-IT:n lisäksi hankkeeseen tarvittiin monia erikoissairaanhoidon osapuolia. Kehitystyö saatiin käyntiin yhteistyössä kuvantamisen toimialueen, lasten ja nuorten klinikan sekä tuki- ja liikuntaelinsairauksien toimialueen kanssa. ”Toteuttaminen on nojannut vahvasti työpajoihin, joissa on määritetty terveydenhuollon osapuolten tarpeet ja sovitettu ne toimittajan resursseihin” kuvaa Turkka Härmä.

Sähköinen ajanvaraus yleistyy tulevaisuudessa

Erikoissairaanhoidon sähköistä ajanvarausta tullaan lähitulevaisuudessa laajentamaan Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä. Lähetteellinen ajanvaraus on jo käytössä tuki- ja liikuntaelinsairauksien toimialueella, ja tutkimuspyynnöllinen ajanvaraus on hiljattain otettu käyttöön kuvantamisen toimialueella. Kuluvana vuonna myös naistentautien, psykiatrian ja neurologian klinikoilla otetaan käyttöön lähetteellinen ajanvaraus. Asioinnin ja terveydenhuollon ammattilaisten työkuorman helpottamisen lisäksi sähköinen järjestelmä parantaa tiedonjakoa eri toimielimien välillä. ”Sähköinen palvelu tai sivusto tulee olemaan olennaisen tärkeää tiedonjaossa nyt ja jatkossa”, tiivistää Härmä.

Projektikoordinaattori Leena Vilkman arvioi, että tulevaisuudessa erikoissairaanhoidon lähetteelliset ajanvarausjärjestelmät yleistyvät kansallisesti. ”Terveydenhuollossa pyritään jatkuvasti lisäämään kustannustehokkuutta, ja sähköinen asiointi kyllä vastaa tähän tarpeeseen.”

Yhteisvoimin varsinaissuomalaisille parempia palveluita – haastattelussa VSSHP:n tietohallintojohtaja Mika Tervonen

Mika Tervonen saapui Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tietohallintojohtajaksi elokuun alussa eläköityneen Yrjö Koivusalon paikalle. Kävimme haastattelemassa Mikaa, joka on joukkuekaverimme, kun rakennamme yhdessä varsinaissuomalaisille entistä parempia palveluita.

Terve Mika ja onnea vielä tuoreehkosta pestistä! Kerrotko lukijoillemme, mistä saavuit tänne?

Siirryin tänne Uudenmaan maakunnan maakuntavalmistelusta. Olin johtavan asiantuntijan roolissa ja vastasin siellä kokonaisarkkitehtuurista ja tiedolla johtamisen osakokonaisuuksista. Joulukuun alusta käynnistynyt toimeksianto päättyi, kun maakuntauudistus lakeineen pyllähti nurin.

Aloitin tehtävässä varsinaisesti elokuun 5. päivä, jota edelsi kesäkuussa lyhyt parin viikon työelämään tutustumisjakso edeltäjäni kanssa samaan aikaan.

Mitä neuvoja sait edeltäjältä?

Hän painotti kärsivällisyyttä. Hän osoitti minulle jopa eläkejuhlassaankin aiheesta muutaman sanan, toivottaen tietynlaista pitkämielisyyttä, kun tiesi, että tulen maailmasta, jossa asiat tapahtuvat aika nopeasti.

VSSHP:ssa on yleensä isoista asioista kyse, ja kun tämä laiva liikkuu, mikään ei tapahdu hirveän nopeasti. Asioita valmistellaan hyvin ja perusteellisesti ja arvioidaan aika monesta näkökulmasta, että ne saadaan tapahtumaan kerralla oikein. Se vaatii kaikkien asiaan liittyvien tahojen mukaan ottamisen, joita isoissa organisaatioissa on useita.

Miten ensimmäiset kuukaudet uudessa pestissä ovat sujuneet odotuksiin nähden?

Odotukset olivat tietyssä mielessä vähän ristiriitaiset, sillä tämä on ensimmäinen kerta elämässäni, kun olen varsinaisesti julkisen sektorin palveluksessa, vaikka terveydenhuollon toimialalla olenkin ollut koko ikäni. Uudenmaan liiton työ ei suoranaisesti ollut palvelutuottajan puolen työtä niin kuin tämä.

Tähän virkaan liittyy lisäksi ihan lakisääteisiä asioita. Sen opettelu on tietysti yksi iso haaste, että oppii julkisen sektorin palveluiden erityispiirteitä.

Miten yhteistyö 2M-IT:n kanssa on lähtenyt käyntiin?

Tähän työhön, kun tuli, niin olihan se ”pudotus syvään päähän allasta” niin sanotusti. On ollut tärkeää päästä monenlaiseen kosketuspintaan 2M-IT:n kanssa, jonka rooli avainkumppanina on luonnollisesti minulle merkittävä. Olen päässyt pikkuhiljaa kärryille myös 2M-IT:n maailmasta ja siihen liittyvistä mahdollisuuksista, mitä yhdessä voidaan tehdä. Toki on myös semmoisia haasteita, jotka pitää vain sitten yhdessä taklata.

On myös eräänlainen oppimisprosessi minulle, että on 2M-IT:n kaltainen valtavan osaava ja iso organisaatio tukena tekemässä. Tehtäväni on opetella hyödyntämään sitä oikealla tavalla ja ottaa siitä kaikki tehot irti. Ensimmäinen vuosi tulee varmasti kaiken kaikkiaan olemaan sitä, että oppii, mikä on oleellista ja mikä epäoleellista. Ja mitä asioita voi kenenkin kumppanin kanssa tehdä.

Miltä VSSHP:n tulevaisuus näyttää tietohallintojohtajan näkökulmasta?

Meillä on täällä käynnissä isot investoinnit koko ajan. Infratasolla tapahtuu paljon, ja on hienoa, että saa olla mukana, kun rakennetaan uusia sairaaloita ja siirretään toimintoja niihin.

Sairaanhoitopiirissä ollaan nähdäkseni myös tilanteessa, jossa kustannusten rakenne, palvelutarpeet ja palveluiden painopiste muuttuvat. Niiden kaikkien kolmen muuttuvan elementin tukemiseksi me tarvitsemme ICT-ratkaisuja ja niihin nojautuvia palvelumalleja. Tai toisinpäin, palvelumalleja, jotka hyödyntävät ICT-ratkaisuja. Siinä tämä ”digitalisaation disruption” olemus tulee testattua tulevina vuosina varsin vankasti. Olisi hienoa, jos saisimme talouteemme liittyviä tunnuslukuja myös digitalisaation keinoin kauniimmalle tasolle. Rahaa tuntuu kuluvan joka vuosi enemmän ja enemmän, toisaalta kuntakentän kantokyky ei kasva samaa tahtia kulujen kanssa. Se vaatii uusia innovatiivisia keinoja, joilla näiden perustavaa laatua olevien haasteiden kanssa pärjätään.

Tässäkin digitalisaatioprosessissa 2M-IT tulee olemaan se avainpelaaja, jonka kanssa näitä asioita edistetään.

Se työasioista. Missä ovat juuresi ja mitä teet, kun pääset vaihtamaan vapaalle?

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tietohallintojohtaja Mika Tervonen

Juhlin viisikymppisiäni keväällä. Olen alun perin kotoisin Keuruulta, tarkalleen ottaen pienestä kylästä nimeltä Haapamäki.

Opiskeluaikani vietin Tampereella, jossa valmistuin tietotekniikan diplomi-insinööriksi. Vapaa-ajallani harrastan lentämistä, moottoripyöräilyä ja käyn myös pelaamassa golfia. Usein, kun en ole jossain pärisevässä härvelissä, olen Virroilla sijaitsevalla mökilläni istumassa paljussa tai bongaamassa sieniä. Se on täydellistä vastapainoa kaikelle muulle tekemiselle.