Suomalaisessa työelämässä HR:n rooli on muuttumassa hallinnosta kohti palvelulähtöisyyttä. 2M-IT:n HR-johtaja Sari Rasi korostaa HR:n olevan ensisijaisesti sisäistä palvelua esihenkilöille ja työntekijöille. Palveluasenne tukee myös yhtiön arvoja sekä hyvää työkulttuuria. Tekoälyn käyttöönotto HR-palveluissa korostaa palvelunäkökulmaa, sillä rutiinitehtävien automatisointi vapauttaa asiantuntijoiden aikaa ihmisläheisiin kohtaamisiin ja vaativiin tehtäviin.
ServiceNow HR-moduulin käyttöönotto
2M-IT:n HR-palveluiden tekoälymatka alkoi vuonna 2025 ServiceNow HR-moduulin käyttöönotolla. Tavoitteena on helpottaa palvelupyyntöjen käsittelyä ja tiedonhallintaa. Automaation ja tekoälyn onnistunut hyödyntäminen vaatii laadukasta ja yhtenäistä dataa, joten jokainen prosessi ja työnkulku dokumentoitiin huolellisesti. Alkuvaiheessa on määritelty mm. 48 prosessia sekä saapuvan ja lähtevän työntekijän polut. Tiimi työsti hienosti olemassa olevien prosessien kuvaamisen ja pohti samalla niiden sujuvoittamista. Vaikka työmäärä on ollut suuri, on tiimi ollut motivoitunut, ja yhteisöllinen asenne on auttanut kehitystyössä.
”Jotta pääsemme hyödyntämään tekoälyä, pohjatyö on tehtävä erittäin hyvin. Tämä vaatii paljon taustatyötä, jota en aiemmin hahmottanut näin laajaksi”, Rasi sanoo.
Aikajana: Tekoälyn käyttöönotto 2M-IT:n HR-palveluissa
- 2025 (alkuvuosi) → ServiceNow HRSD-moduulin käyttöönotto ja prosessien määrittely alkaa
- 2025 (loppuvuosi) → Ensimmäinen käyttöönoton vaihe valmis, prosessit ja työntekijäpolut määritelty, laadukkaan datan varmistus
- 2026 (alkuvuosi) → Jatkokehitys, automatisoidut muistutukset ja onboarding-seuranta käyttöön
- 2026 (loppuvuosi, tavoite) → Tekoäly käyttöön HR-palveluissa: tiedonhaun tuki ja palvelupyyntöihin vastaamisen tuki
- Tulevaisuus (1–3 vuotta) → Rutiininomaiset palvelupyynnöt siirtyvät tekoälyn hoidettavaksi, asiantuntijoiden aika vapautuu vaativiin tehtäviin
Automaatio ja tekoäly HR-arjessa
Automaatiota hyödynnetään jo mm. muistutuksissa, työnkuluissa ja onboarding-seurannassa. Jatkossa tekoäly tukee tiedonhaussa, ja nostaa relevantteja ohjeita ja tietoja esiin HR-agentille palvelupyyntöjen yhteydessä.
Tulevaisuuden näkymät
Rasi arvioi, että tulevaisuudessa tekoäly hoitaa rutiininomaiset palvelupyynnöt, jolloin asiantuntijoiden aika vapautuu vaativiin ja ihmisläheisiin tehtäviin. Palvelun nopeus ja laatu paranevat.
“HR-moduulin ja sen automaatiomahdollisuuksien hyödyt kasvavat organisaation koon myötä – mitä suurempi henkilöstömäärä, sitä enemmän voidaan tehostaa HR-palveluiden toimintaa ja saavuttaa merkittäviä hyötyjä automaation ja tekoälyn avulla”, Rasi sanoo.
Kehityspolut ja menestyksen edellytykset
- Tekoälyn käyttöönotto vaatii huolellista pohjatyötä ja selkeää dokumentointia.
- HR-palveluiden ja prosessien tarkka määrittely mahdollistaa kehityksen.
- Datan tulee olla laadukasta.
- Ennakkoluuloton kehittäminen ja prosessien rakentaminen tukee tekoälyn hyödyntämistä.
- Laadun parantaminen edellyttää tiivistä yhteistyötä ja palautteen keruuta henkilöstöltä.
Vaikka automaation ja tekoälyn avulla voidaan tulevaisuudessa hoitaa monia HR-tehtäviä, ihmiset kohtaavat jatkossakin toisensa; inhimillisyys säilyy palvelun ytimessä.
”En usko, että tekoäly pystyy hoitamaan kaiken HR-palvelun. Aina tulee olemaan asioita, joita asiantuntijat tekevät esihenkilöiden ja työntekijöiden kanssa. Kohtaaminen ei tule katoamaan. Tekoäly hoitaa selkeät ja toistuvat palvelupyynnöt, mutta asiantuntijat ratkaisevat haastavat ja tulkinnanvaraiset kysymykset”.
